Müşteri Adını Kodla Değiştirmek Veriyi Anonim Yapar mı?

Müşterinin adını silip yerine bir numara yazmak, veriyi kendiliğinden anonim hâle getirmez. Kodun hangi kişiye ait olduğunu gösteren bir tablo tutuluyorsa veya diğer bilgilerle kişi belirlenebiliyorsa kişisel veri niteliği devam eder. Anonimleştirmede ölçüt, adın ekranda görünmemesi değil, veriyle gerçek kişi arasındaki bağın başka verilerle eşleştirme yoluyla da kurulamamasıdır. Bu nedenle “isimleri kaldırdık” açıklaması tek başına KVKK yükümlülüklerini sona erdirmez.

Kodlama hangi durumda yetersiz kalır?

Bir işletmenin müşteri listesinde isim yerine C101, C102 gibi kodlar kullanması, erişimi sınırlamak açısından yararlı olabilir. Ancak başka bir dosya C101 kodunu belirli müşteriye bağlıyorsa işletme kişinin kim olduğunu bulabilir. Dosyaların farklı klasörlerde veya farklı çalışanların erişiminde tutulması güvenliği güçlendirebilir; yeniden ilişkilendirme imkânını kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

6698 sayılı Kanunun 3. maddesi kişisel veriyi yalnız adı ve soyadı bulunan kayıtlarla sınırlamaz. Kimliği belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin bilgi de kapsamdadır. İşleme amacı, hukuki sebep, aydınlatma ve güvenlik yükümlülükleri kodlanmış dosya bakımından da değerlendirilmelidir. “Bu tabloda isim yok” gerekçesiyle dosyanın herkese açılması veya istenen her amaçla kullanılması doğru değildir.

Anahtar tablo silinirse işlem tamamlanır mı?

Anahtar tablonun ortadan kaldırılması önemli olabilir; fakat tek başına her veri setini anonim yapmaz. Tam doğum tarihi, küçük bir yerleşim yeri, tek kişide bulunan meslek veya ayrıntılı alışveriş zamanı gibi bilgiler birlikte kişiyi belirlenebilir kılabilir. Hangi alanların kaldığı ve bunların başka kayıtlarla nasıl eşleştirilebildiği incelenmelidir.

Yönetmeliğin 10. maddesi, veri sorumlusunun yanında alıcı veya alıcı gruplarının uygun tekniklerle kişiye geri dönebilmesini de dikkate alır. Dosyayı gönderen işletmenin kimliği bilmemesi, alıcının kendi müşteri tablosuyla eşleştirme yapabildiği durumda yeterli açıklama değildir. Değerlendirme yalnız dosyanın görünüşüne değil, kayıt ortamına ve ilgili faaliyet alanına dayanır.

Anonimleştirme, silme ve yok etme neden ayrılır?

Silme, verinin ilgili kullanıcılar bakımından erişilemez ve yeniden kullanılamaz duruma getirilmesidir. Yok etme ise hiç kimsenin veriye erişememesi, onu geri getirememesi veya yeniden kullanamaması sonucunu gerektirir. Anonimleştirmede bilgilerden yararlanılabilir; ancak artık belirli veya belirlenebilir kişiyle ilişki kurulamamalıdır. Bu üç işlem aynı teknik sonuç değildir.

İşleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında gerekli imha işlemi yapılmalıdır. Kurulun aksi yönde kararı bulunmadıkça uygun yöntemin seçilmesi ve ilgili kişi talebinde gerekçesinin açıklanması gerekir. Bir üyeliğin kapatılması bu incelemenin yerine geçmez; hesap kapatma ile kişisel veri silmenin farkı özellikle bu aşamada önem taşır.

İşletme hangi işlemleri belgelemeli?

Anonimleştirilen dosyanın hangi veri grubundan oluşturulduğu, işlem tarihi, uygulanan yöntem ve işlemi gerçekleştiren birim kayda geçirilebilir. Doğrudan ve dolaylı tanımlayıcıların nasıl ele alındığı, anahtar dosyalarının durumu ve yeniden eşleştirme değerlendirmesi gösterilmelidir. Yalnız “anonim” adlı bir dosya oluşturmak, gerçek sonucu kanıtlamaz.

Yönetmeliğin 7. maddesine göre silme, yok etme ve anonimleştirmeyle ilgili bütün işlemler kaydedilir; kayıtlar diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az üç yıl tutulur. Bu süre, bütün müşteri verilerini ayrıca üç yıl saklama izni değildir. İmha işleminin kaydıyla imha edilmesi gereken asıl veri birbirinden ayrılmalıdır.

Somut bir örnekte nasıl değerlendirilir?

Varsayımsal örnek: Bir mağaza eski müşterilerin alışveriş sıklığını incelemek için adları kaldırır, fakat müşteri kodunu ve aynı kodu içeren sipariş tablosunu korur. Çalışan kod üzerinden müşteriyi bulabildiği için bu veri seti anonim sayılmaz. İstatistik üretilecekse kişiye dönüşü sağlayan alanlar ve diğer eşleştirme imkânları ayrıca değerlendirilmelidir.

Tek bir teknik yöntem bütün veri setlerinde aynı sonucu vermez. İhtiyaca göre alan çıkarma veya gruplama düşünülebilir; fakat seçilen yöntemin somut dosyada kişiyi belirlenemez kıldığı doğrulanmalıdır. Sağlık veya başka hassas bilgiler içeren küçük gruplarda birkaç ayrıntının bir araya gelmesi özellikle dikkat gerektirir. İşletmenin kendi değerlendirmesini kaydetmesi, yalnız yazılım sağlayıcısının ürün adına güvenmesinden daha açıklayıcıdır.

Sonradan anonimleştirme hedeflenmesi, başlangıçtaki hukuka aykırı toplamayı geriye dönük olarak düzeltmez. Anonimleştirme gerçekleşene kadar yapılan işlemlerin hukuki dayanağı ve güvenliği bulunmalıdır. Veri setinin daha sonra bir modele aktarılması planlanıyorsa yapay zekâ model eğitiminde kişisel veri kullanımı ayrıca incelenir; dosyanın kodlanmış olması bu yeni kullanımın bütün koşullarını karşılamaz.

Hukuki kaynaklar

• Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik — m.7–10; anonimleştirme ölçütü ve imha kayıtları.
• 6698 sayılı Kanun — Kurumun resmî İngilizce çevirisi — m.3–5,7,10–12; Türkçe metin esas alınır.