VERBİS Bilgileri Değişince Kaç Günde Güncellenir?

VERBİS'e kaydedilen bilgiler değişirse, değişiklik gerçekleştiği tarihten itibaren yedi gün içinde sistem üzerinden Kuruma bildirilmelidir. Bu süre yıl sonunda başlayan toplu bir yenileme dönemi değildir. Şirketin yılda bir kez KVKK kontrolü yapması yararlı olsa da yıl içinde gerçekleşmiş değişikliklerin zamanında bildirilmesi yükümlülüğünün yerine geçmez.

Her yeni müşteri için kayıt mı değiştirilir?

VERBİS, müşterilerin adlarının veya tek tek işlem dosyalarının herkese açıldığı bir liste değildir. Sicil Yönetmeliğinin 9. maddesinde belirtilen veri sorumlusu bilgileri, işleme amaçları, veri kategorileri, ilgili kişi grupları, alıcı grupları, aktarım ve saklama gibi bildirim alanları esas alınır. Güncelleme ihtiyacı da bu alanlarda gerçek bir değişiklik olup olmadığına göre belirlenir.

Örneğin mevcut kategori ve amaç içinde yeni bir müşterinin kayda eklenmesi ile daha önce bildirilmeyen bir amaçla yeni veri grubu işlenmeye başlanması aynı değildir. Şirket, yalnız kişi sayısı arttı diye bütün sicil beyanını yeniden kurmak zorunda olduğunu varsaymamalıdır. Buna karşılık yeni faaliyet gerçekten bildirim kapsamını değiştiriyorsa eski kaydı koruyup beklemek de doğru olmaz.

Süre hangi tarihten başlar?

Yönetmeliğin 13. maddesi, değişikliğin gerçekleştiği tarihi esas alır. Danışmanın değişikliği öğrendiği gün, aylık yönetim toplantısı veya yıllık iç denetim tarihi kendiliğinden başlangıç olmaz. Bu yüzden operasyon ekipleriyle sicil bildirimini hazırlayan kişiler arasında bilgi akışı kurulması gerekir. Birimin yaptığı değişiklik hukuk birimine geç ulaşsa bile önceki tarih gözden kaçırılmamalıdır.

Önce değişikliğin yalnız plan mı olduğu, yoksa gerçekleşip gerçekleşmediği belirlenir. Taslak bir proje ile uygulanmaya başlayan yeni süreç aynı tutulamaz. Ancak fiilen başlayan işlem “henüz yönetim sunumuna girmedi” gerekçesiyle yok sayılamaz. Yedi günlük ifadeyi yedi iş günü şeklinde genişletmemek de gerekir; yönetmelik iş günü dememektedir.

Envanter ve sicil birlikte ele alınır

Sicil beyanı, kayıt yükümlüsü veri sorumlusunun kişisel veri işleme envanterine dayanır. İnternet sitesindeki genel gizlilik metnini aynen kopyalamak, işletmenin gerçek faaliyetini göstermeyebilir. Yeni tedarikçi, farklı saklama süresi veya yeni aktarım modeli değerlendirilirken ilgili envanter kaydı ile sicildeki kategori ve amaçların tutarlı olup olmadığı kontrol edilmelidir.

VERBİS'e bilgi yazılması, işlemi başlı başına hukuka uygun hale getirmez. Örneğin geçerli hukuki sebebi bulunmayan bir veri kullanımını sicile eklemek sorunu çözmez. Önce işleme faaliyetinin şartları, ardından bu faaliyetin bildirime yansıması incelenir. Aydınlatma, güvenlik ve gerekli diğer yükümlülükler de kendi koşullarıyla devam eder.

Uygulamada hangi kayıtlar saklanmalı?

Değişiklik kararının tarihi, sürecin uygulamaya geçtiği gün, etkilenen envanter satırı ve yapılan sicil bildiriminin çıktısı birlikte tutulabilir. İşlem yalnız irtibat kişisinin hafızasına bırakılmamalıdır. Birden fazla birimi ilgilendiren değişiklikte hangi bilginin kim tarafından doğrulandığı belirlenirse yanlış veya eksik beyan riski azalır.

Kayıt yükümlülüğünün bulunup bulunmadığı ayrı sorudur. VERBİS kayıt muafiyeti ile mevcut bir sicil kaydını güncel tutma yükümlülüğü aynı inceleme değildir. Ayrıca sistem güncellemesi yapmak, gerekiyorsa yapılacak veri ihlali bildirimi yerine geçmez; bildirimin konusu ve sebebi farklıdır.

Somut örnek

Varsayımsal bir şirket, personel kayıtlarını yalnız kendi sisteminde tutarken yeni bir hizmet modeliyle yurt dışındaki alıcıya aktarım başlatmış olsun. Öncelikle aktarımın hukuki şartları değerlendirilir. Sicilde bildirilen bilgiler de değişmişse, bildirim için yıl sonu beklenmez. Aktarımın uygulamaya geçtiği tarih ile VERBİS güncellemesinin tamamlandığı tarih ayrı belgelerle gösterilebilir.

Güncellemenin geciktiği fark edildiğinde yapılacak iş, geçmiş tarihi görünmez hale getirmek değildir. Gerçek durum tespit edilerek kayıt düzeltilmeli ve gecikmenin nasıl oluştuğu açıklanabilir biçimde belgelenmelidir. Sonradan düzeltme yapılması, önceki dönemdeki uyumsuzluğun hiç yaşanmadığı anlamına gelmez. Bildirimi yapan kişinin değişmesi halinde güncelleme geçmişinin yeni görevliye aktarılması, aynı alanın bir sonraki kontrolde yeniden yanlış yazılmasını önleyebilir.

Hukuki kaynaklar

• Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik — m. 9 ve m. 13: kayıt kapsamı ve değişikliklerin yedi günde bildirilmesi.
• KVKK — Sicile kayıt hakkında kamuoyu duyurusu — Envanter esaslı kayıt ve güncelleme açıklaması.