VERBİS İrtibat Kişisi Şirketin Yerine Sorumlu mu?

Bir çalışanın VERBİS'te irtibat kişisi olarak bildirilmesi, şirketin veri sorumlusu sıfatını o çalışana devretmez. Tüzel kişiler bakımından veri sorumlusu tüzel kişinin kendisidir. İrtibat kişisi, Kurumla iletişim kurulmasını sağlayan kişi olarak bildirilir; yalnız bu sıfatı nedeniyle şirketi Kanun ve Sicil Yönetmeliği çerçevesinde temsil etmeye yetkili hale gelmez.

İletişim görevi ile hukuki sorumluluk ayrıdır

Sicil Yönetmeliğinin 11. maddesi, tüzel kişinin yükümlülüklerinin ilgili mevzuata göre yetkili organ veya temsilciler aracılığıyla yerine getirileceğini düzenler. Yetkili organ bir veya birden fazla kişiyi uygulama konusunda görevlendirebilir. Ancak görevlendirme, veri sorumlusu tüzel kişinin kendi sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Bu nedenle “KVKK işlerini personel müdürüne verdik, artık şirket sorumlu değil” savunması görev dağılımıyla hukuki sıfatı karıştırır. Benzer biçimde sicilde adı bulunan çalışanın bütün veri işlemlerini bizzat kararlaştırdığı varsayılamaz. Kimin amaç ve araçları belirlediği, kimin hangi talimatı verdiği ve işlemin şirket faaliyeti içindeki yeri ayrıca değerlendirilir.

İrtibat kişisi şirket adına her belgeyi imzalayabilir mi?

Hayır. İrtibat kişisi kaydı tek başına genel imza yetkisi veya vekâletname değildir. Aynı çalışan ayrıca usulüne uygun bir temsil yetkisine sahip olabilir; fakat bu yetkinin kaynağı irtibat kişisi olarak listelenmesi değil, kendisine verilmiş ayrı hukuki yetkidir. İmza sirküleri, organ kararı veya uygun yetkilendirme belgesi bu açıdan incelenebilir.

Kurumdan gelen yazının içeriğini ilgili birime ulaştırmak ile şirket adına bağlayıcı açıklama yapmak aynı işlem değildir. Çalışana yalnız iletişim görevi verilmişken teknik veya hukuki değerlendirmeyi tek başına yapması beklenmemelidir. Özellikle bilgi talebine cevap hazırlanırken verinin doğruluğunu ilgili iş birimleri, cevabın yetkili kişi tarafından verilmesini ise kurum içi süreç sağlamalıdır.

Çalışan hiçbir durumda sorumlu tutulamaz mı?

Bu kadar geniş bir sonuç da doğru olmaz. Buradaki ayrım, irtibat kişisi sıfatının şirketin veri sorumluluğunu otomatik olarak devralmamasıdır. Kişinin kendi hukuka aykırı eylemi, yetkisini aşması veya somut görevine aykırı davranması varsa bunlar uygulanabilir hukuk kuralları çerçevesinde ayrıca değerlendirilir. Sırf kayıtlı olmakla bütün eylemlerden sorumlu olmak ile kendi fiilinden hiç sorumlu olmamak farklı uçlardır.

Görev yazısında hangi bildirimlerin izleneceği, kime iletileceği ve cevabı kimin onaylayacağı belirtilmesi bu yüzden önemlidir. Çalışanın teknik sistemlere erişimi yoksa silme veya erişim kapatma gibi işlemleri tek başına gerçekleştirmesi beklenemez. İş bölümünün gerçek yetki ve imkânlarla uyumlu kurulması gerekir.

Bildirimler ve ayrılış süreci nasıl düzenlenmeli?

İrtibat kişisinin izne çıkması veya işten ayrılması halinde önemli yazıların sahipsiz kalmaması için kurumsal iletişim düzeni kurulmalıdır. Bildirilen bilgilerde değişiklik olduğunda Sicil Yönetmeliğinin güncelleme hükümleri ayrıca dikkate alınır. Eski çalışanın adı sistemde kaldığı için bütün yükümlülüklerin ona geçtiği kabul edilemez; şirket kendi kayıtlarının doğruluğunu da izlemelidir.

Şirketin KVKK yükümlülükleri yalnız sicil kaydından oluşmaz. Aynı şekilde ilgili kişi başvurularına cevap hazırlanması, gelen mesajı iletmekten daha kapsamlı bir süreçtir. İrtibat kişisine ulaşılamaması, talebin esasının değerlendirilmesini gereksiz hale getirmez.

Varsayımsal örnek

Bir muhasebe çalışanının irtibat kişisi yazıldığını, fakat müşteri sisteminin satış bölümünce yönetildiğini düşünelim. Çalışan Kurum yazısını ilgili yöneticilere iletebilir. Müşteri kayıtlarının neden tutulduğunu ve silme koşullarını tek başına bilmemesi mümkündür. Şirket, yalnız bu çalışanın adını göstermeyi cevap yerine kullanamaz; yetkili kişiler ve teknik ekip dosyanın gereğini birlikte yerine getirmelidir.

İlgili kişi açısından da talebin muhatabı belirlenirken şirketin unvanı ve veri sorumlusu sıfatı esas alınmalıdır. İrtibat çalışanın kişisel telefonuna gönderilen belirsiz mesaj yerine, veri sorumlusunun ilan ettiği başvuru usulünün kullanılması talebin izlenmesini ve cevabın kanıtlanmasını kolaylaştırır. Başvuruda irtibat kişisinin özel hayatına ilişkin bilgiler istenmesi de gerekli değildir. Uyuşmazlığın konusu çalışanın kişisel bilgileri değil, veri sorumlusunun ilgili kişi hakkındaki işlemleridir.

Hukuki kaynaklar

• Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik — m. 4/ç, m. 11/1 ve m. 11/4: irtibat kişisi, tüzel kişinin sorumluluğu ve temsil sınırı.