Elektronik Mühür Kişisel E-İmza Yerine Geçer mi?

Elektronik mühür, kişisel güvenli elektronik imzayla aynı araç değildir. Kurum veya tüzel kişinin elektronik belgesinin kaynağı ve bütünlüğü bakımından işlev görür. Elektronik mühür yönetmeliği, nitelikli elektronik mühür sertifikasının güvenli elektronik imza oluşturmak için kullanılamayacağını açıkça belirtir. Bu nedenle şirket mührü bulunan bir dosyada, belirli gerçek kişinin imzasının da bulunduğu kendiliğinden kabul edilemez.

Elektronik mühür neyi gösterir?

5070 sayılı Kanun'un ek 1. maddesinde elektronik mühür, mühür sahibinin bilgilerini doğrulamaya yönelik elektronik veri olarak düzenlenir. Mühür sahipleri arasında kamu kurumları, kamu ve özel hukuk tüzel kişileri, yargı mercileri ve noterlikler bulunur. Elektronik belgenin hangi mühür sahibi tarafından oluşturulduğunu, kaynağını ve bütünlüğünü güvence altına alan bir delil kaydı söz konusudur.

Bu araç özellikle kurumların çok sayıda elektronik belge üretmesi sırasında kaynağın doğrulanmasına yardımcı olur. Fakat belgenin üzerindeki bütün açıklamaların maddi olarak doğru olduğu sonucu yalnız mühürden çıkarılamaz. Mühür, belgenin belirli kurumla bağlantısına ve sonradan değişiklik denetimine hizmet eder. İçerikteki borç, teslim veya kararın hukuki koşulları gerektiğinde ayrıca araştırılır.

Fiziki mühürle ilişki ve imzadan fark

Kanun elektronik mühre, resmî mühür dahil fiziki mühürlerle aynı hukuki niteliği tanır. Yönetmelik de güvenli elektronik mühür bakımından bu niteliği açıklar. Gerçek kişinin el yazısıyla imzasının karşılığı ise kanundaki koşulları taşıyan güvenli elektronik imzadır. Kağıt üzerindeki şirket kaşesinin her durumda yönetici imzasını gereksiz kılmaması gibi, dijital ortamda da imza ile mühürün görevleri ayrı incelenmelidir.

Yönetmeliğin 7. maddesindeki yasak bu ayrımı teknik düzeyde de korur: Nitelikli mühür sertifikası kullanılarak kişisel güvenli elektronik imza oluşturulamaz. Kurumun çalışanına mühür sisteminde işlem yetkisi verilmesi, o çalışanın her sözleşmeyi şirket adına imzalamaya yetkili olduğu anlamına gelmez. Temsil ve yetkilendirme belgeleri başka bir değerlendirme konusudur.

Mühürlü belge her durumda sözleşme midir?

Hayır. Bir kurumun mühürlü fiyat listesi, faaliyet belgesi veya bilgilendirme yazısı bulunabilir. Belgenin sözleşme kuran bir irade açıklaması olup olmadığı içeriğine ve karşılıklı beyanlara göre değerlendirilir. İmza veya özel şekil gereken işlemlerde de ilgili kurallar ayrıca uygulanır. Mühürün varlığından bütün işlemler için aynı geçerlilik sonucu üretilemez.

Öte yandan “kişisel imza değil” denilerek her mühürlü belgeyi etkisiz saymak da doğru değildir. Belgenin kendi türü bakımından aranan koşullar gerçekleşmiş olabilir. Elektronik yazışmayla sözleşme kurulması konusunda olduğu gibi, şekil, irade ve ispat başlıklarının ayrı değerlendirilmesi gerekir. Elektronik mühür bu incelemede önemli bir doğrulama aracı olabilir.

Gelen dosyada hangi bilgiler kontrol edilir?

Asıl elektronik dosya korunmalı ve mühür doğrulaması yapılmalıdır. Sertifikadaki kurum unvanı ve kimlik bilgileri, belgeyi gönderdiğini söyleyen kuruluşla karşılaştırılır. Sertifikanın geçerlilik dönemi, seri numarası ve doğrulama sonucu kaydedilir. Belge üzerinde değişiklik uyarısı varsa bu uyarının nedeni araştırılır; yalnız kağıda alınan çıktıyla elektronik bütünlük denetimi yapılmaya çalışılmaz.

Dosyayı e-posta ile gönderen kişinin adresi de mührün doğrulandığı kurumla aynı şey değildir. Sahte veya yanıltıcı mesaj içine gerçek bir eski belge eklenmiş olabilir. Bu nedenle belgenin güncelliği, işlem numarası, muhatabı ve kullanılma amacı kontrol edilmelidir. Gerektiğinde kurumun bilinen resmî iletişim kanalından teyit alınması, belgedeki iletişim numarasına körü körüne güvenmekten daha sağlamdır.

Varsayımsal örnek

Bir şirket, elektronik mühür taşıyan borç bakiyesi yazısı gönderir. Alıcı, belgenin şirket tarafından üretildiğini ve bütünlüğünü doğrulayabilir; fakat sırf mühür var diye bildirilen bakiyeyi kabul etmiş olmaz. Ödeme dekontları ve önceki faturalarla hesap karşılaştırılır. Uyuşmazlık fatura bildirimiyle ilgiliyse fatura itirazında KEP kayıtlarının kullanılması da önem kazanır. Mühür, kaynağın doğrulanmasına katkı sağlar; hesap uyuşmazlığının yerine geçmez.

Hukuki kaynaklar

• 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu — TÜBİTAK Kamu SM nüshası — m.3/c, m.4, m.5 ve Ek m.1.
• Elektronik Mühre İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik — m.6, m.7 ve m.9.