Yalnız KEP Mesajı Almak İçin E-İmza Gerekir mi?

Gerçek kişi KEP hesabını yalnız ileti almak amacıyla kullanacaksa, hesabın açılış onayı ıslak imzalı olarak da alınabilir. KEP Yönetmeliği'nin 10. maddesi bu durum için güvenli elektronik imzanın yanında başka kimlik doğrulama ve onay yollarını kabul eder. Dolayısıyla yalnız alıcı hesabı açılması her durumda önce ücretli e-imza alınmasına bağlı değildir. Ancak bu hesapla gönderim yapma imkânı ve tüzel kişi hesaplarının kuruluşu ayrı kurallara tabidir.

Başvuruda kullanım amacı açık yazılmalı

Yönetmelik, hesap sahibinin hesabı yalnız alıcı olarak mı yoksa hem alıcı hem gönderici olarak mı kullanacağını sağlayıcıya açıkça belirtmesini ister. Başvuru formundaki seçimin doğru yapılması önemlidir. Paket adında KEP yazması, bütün paketlerin aynı gönderim yetkisini içerdiği anlamına gelmez. Kullanıcı kendi ihtiyacını bildirerek bu ihtiyaca uygun hesap koşullarını öğrenmelidir.

Sadece almak, gelen iletileri okumak ve bunlara ilişkin kayıtlara erişmek için kullanılan hesaptır. Buna karşılık aynı adresten hukuken belirli nitelikte bir bildirim göndermek isteyen kişi, gönderim için gereken kimlik doğrulama, imza ve hizmet şartlarını yerine getirmelidir. Gelen yazıyı okuyabilmek ile ona KEP üzerinden cevap verebilmek birbirinden ayrı yeteneklerdir.

Islak imza kimlik kontrolünü kaldırmaz

Islak imzalı onay seçeneği, kimliği doğrulanmadan veya başkası adına serbestçe hesap açılabilmesi demek değildir. Sağlayıcı, yönetmeliğin 9. maddesi çerçevesinde başvuru sahibinin kimliğini tespit eder. Kullanılan başvuru yöntemine göre geçerli resmî belgeler veya mevzuata uygun elektronik kimlik doğrulaması gündeme gelir. İşlemin hangi kanalda tamamlanacağı sağlayıcının açıklamasından doğrulanmalıdır.

Bu özel seçenek gerçek kişi için düzenlenmiştir. Şirket adına açılan hesapta tüzel kişinin bilgileri, işlem yetkilisi ve temsil belgeleri ayrıca önem taşır. Şirket çalışanının kendi adına yalnız alıcı hesabı açması, şirket hesabının bütün gerekliliklerini yerine getirmez. Bildirimin muhatabının kişi mi şirket mi olduğu en başta belirlenmelidir.

Yalnız alıcı hesabı takip edilmelidir

Gönderim imkânının bulunmaması, gelen iletilerin hukuki sonuç doğurmayacağı anlamına gelmez. Hesap sahibi hesabına erişerek iletileri kontrol etmelidir. Yönetmelikte mücbir sebep istisnasıyla düzenlenen KEP iletisinin okunmuş sayılması kuralı, sırf hesap yalnız alıcı olduğu için ortadan kalkmaz. Bu nedenle kullanılmayan bir posta adresi gibi bekletilmemelidir.

Telefon veya normal e-posta üzerinden bilgilendirme alınması yardımcı olabilir; fakat asıl kayıt KEP hesabındaki ileti ve delillerdir. Bildirim mesajının ulaşmaması, her durumda KEP iletisinin de ulaşmadığını göstermez. Hesabın kontrolünü kolaylaştıracak güvenli bir düzen kurulmalı, erişim bilgileri başkalarına gelişigüzel verilmemelidir.

Cevap göndermek gerektiğinde

Kullanıcı gelen yazıya aynı gün cevap vermek zorunda kalabilir. Yalnız alıcı hesabından gönderim yapılamıyorsa, sözleşme veya mevzuatın kabul ettiği başka bildirim yolu değerlendirilir. Her işlem için sıradan e-posta yeterli olmayabilir. İstenen cevabın türü, varsa zorunlu şekil ve süresi belirlenmeden sadece gönder düğmesinin bulunmasına odaklanılmamalıdır.

Gönderici hesaba geçiş gerekiyorsa sağlayıcıdan koşullar öğrenilir. Paket değişikliği, önceden gelen bir bildirimin tarihini değiştirmez. Süreli bir işlem varsa yeni e-imzanın veya hesap yetkisinin tamamlanacağı varsayımıyla son gün beklenmemelidir. Alternatif yolun gerçekten uygun olduğu ilgili işlemin kuralları üzerinden denetlenir.

Varsayımsal örnek

Bir kişi iş ilişkisine ait yazıları almak için yalnız alıcı KEP hesabı açar ve onayını ıslak imzayla verir. Daha sonra bir sözleşme ihtarı gelir. Kişi “e-imzam yok, bu yüzden mesajın etkisi olamaz” diyemez. Önce iletiyi ve eklerini indirir, hangi cevabın gerektiğini inceler; göndereceği beyan için uygun kanalı ayrıca belirler.

Hesaba artık ihtiyaç kalmadığında erişimi bırakmakla hesabı kapatmak birbirine karıştırılmamalıdır. KEP hesabının kapatılması ayrı bir başvuru ve kayıt sürecidir. Eski iletilerin asılları ile delilleri önceden alınmalıdır. Başlangıçta yalnız alım için seçilmiş olması, hesabın geçmiş kayıtlarını önemsiz hâle getirmez.

Başvuru sırasında verilen belgelerin bir örneği ve seçilen hesap türünün yazılı teyidi saklanır. Böylece sonradan gönderim özelliğinin vaat edilip edilmediği veya hangi hizmet bedelinin kabul edildiği tartışılırsa yalnız telefon görüşmesine dayanmak gerekmez.

Hukuki kaynaklar

• Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi Yönetmeliği — PTT resmî nüshası — m. 9, m. 10/3, m. 11, m. 12 ve m. 17.