KEP Adresim İznim Olmadan Rehbere Eklenebilir mi?

KEP hesabına ilişkin bilgilerin KEP rehberinde yayımlanması, hesap sahibinin onayına bağlıdır. Yönetmeliğin 24. maddesi bu şartı açıkça düzenler. Hesabın açılmış olması, rehberde gösterilmeye ilişkin onayın kendiliğinden verildiği anlamına gelmez. Rehberin sistem kullanıcılarına sağladığı erişim de adres bilgilerinin bütün internet ortamlarında serbestçe yayımlanabileceği şeklinde yorumlanmamalıdır.

KEP rehberi ne işe yarar?

KEP rehberi, sistemden hizmet alan hesap sahipleri ve işlem yetkililerinin hesap bilgilerine erişmesini sağlayan yapıdır. Sağlayıcıların bu rehberi güncel tutma yükümlülüğü bulunur. Amaç, doğru hesabın bulunmasına ve güvenli iletişime yardımcı olmaktır. Bir arama motorunda çıkan sonuç, üçüncü kişinin hazırladığı adres listesi veya ticari veri tabanı kendiliğinden bu resmî rehber işleviyle aynı değildir.

Bu ayrım, itirazın doğru muhataba yöneltilmesini sağlar. Bilgi KEP sağlayıcısının rehberinde görünüyorsa hesabın kaydı ve onayı incelenir. Başka bir internet sitesinde görünüyorsa bilginin oraya kim tarafından, hangi kaynaktan ve hangi hukuki dayanakla aktarıldığı ayrıca araştırılır. Bütün görünürlük sorunları tek bir rehber ayarıyla çözülemeyebilir.

Onay nerede aranmalı?

Başvuru formu, hizmet sözleşmesi, taahhütname, çevrim içi seçim ekranı veya sonradan yapılan değişiklik kaydı kontrol edilmelidir. Kullanıcıya hangi bilgilerin kimlerin erişimine açılacağı anlatılmış mı, ilgili seçim gerçekten kendisi tarafından yapılmış mı soruları önemlidir. Sağlayıcıdan onayın tarihini, kapsamını ve dayandığı işlem kaydını açıklaması istenebilir.

Onayın hizmet sözleşmesinde bulunması ile hiçbir kaydın olmaması aynı durum değildir. Kullanıcı “hatırlamıyorum” dediğinde belgeler incelenir; sağlayıcı da yalnız “hesabınız var” cevabıyla yayın şartını açıklamış olmaz. Yönetmeliğin 16. maddesi rehber bakımından önceden onay alınmasını ayrıca belirtir. İnceleme, onayın yayından önce mevcut olup olmadığına da yönelmelidir.

Hatalı veya izinsiz kayıt fark edilince

Görünen kaydın ekran görüntüsü, erişim tarihi ve hangi rehber veya sayfada bulunduğu korunmalıdır. Yanlışlık isimde, şirket unvanında veya hesap adresinde olabilir. Başvuruda hem yanlış unsur hem de istenen düzeltme açıkça yazılmalıdır. Başkasına ait hesapla ilişkilendirme söz konusuysa yanlış yönlendirilen iletiler bakımından daha hızlı teknik kontrol gerekebilir.

Sağlayıcıya yapılan başvuruda onay kaydının açıklanması, hatalı bilginin düzeltilmesi ve talebe uygun rehber ayarının incelenmesi istenebilir. Hesap bilgilerindeki değişiklikleri sağlayıcıya bildirmek hesap sahibinin de yükümlülüğüdür. Örneğin şirket unvanı değişmişse dayanak belge sunulmalıdır. Eski kayıt ile yeni talep arasındaki fark somut biçimde gösterilmelidir.

Rehberden çıkmak hesabı kapatmak değildir

Rehberde görünürlük ile hesabın ileti alıp gönderebilmesi farklı işlevlerdir. Bir kaydın rehberden kaldırılması, adrese daha önce ulaşmış iletileri silmez ve mevcut hesabı kendiliğinden kapatmaz. Gerçekten hizmetin sona ermesi isteniyorsa KEP hesabının kapatılması için gerekli ayrı süreç izlenmelidir. Hangi işlemin gerçekleştirildiğine ilişkin cevap alınmalıdır.

Hesap açık kaldığı sürece gelen iletilerin kontrolü önemini korur. Kullanıcının adresini rehberde bulamaması, mesajın ulaşamayacağı anlamına gelmez; adresi önceden bilen kişi ileti gönderebilir. Bu nedenle KEP iletisinin okunmuş sayılması konusundaki kurallar ayrıca dikkate alınır. Görünürlük ayarını değiştirmek bildirim sürelerini geriye almaz.

Varsayımsal örnek: eski unvanla görünen hesap

Bir şirket unvanını değiştirmiş, ancak KEP rehberinde eski unvanının kaldığını fark etmiş olsun. Önce sağlayıcıya daha önce değişiklik bildirimi yapılıp yapılmadığı incelenir. Şirket güncel belgelerini sunarak kaydın düzeltilmesini ister; aynı zamanda rehberde yayına ilişkin onayın kapsamını sorabilir. Şirket hesabını kapatmak istemiyorsa talebini yalnız düzeltme ve görünürlük üzerinden açıklar.

Gerçek kişiye ait bilgilerin başka amaçlarla kullanıldığı düşünülüyorsa kişisel veri kuralları da ayrıca değerlendirilebilir. Ancak tüzel kişi verisiyle gerçek kişi verisi aynı hukuki sıfata sahip değildir. Rehber düzenlemesi hesap sahiplerinin tamamı için incelenirken, kişisel veri iddiasında hangi gerçek kişinin hangi bilgisinin işlendiği özellikle belirtilmelidir. Doğru kayıt, doğru talebin kurulmasını kolaylaştırır.

Bir çalışan şirket hesabıyla ilgili değişiklik yapacaksa yetkisi de doğrulanmalıdır. Kişisel iletişim tercihinin şirket hesabına ait yayın onayıyla karıştırılması, yanlış işlem yapılmasına yol açabilir. Sağlayıcının hangi kişinin talebini işleme aldığını gösteren kayıt bu nedenle önemlidir.

Hukuki kaynaklar

• Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi Yönetmeliği — PTT resmî nüshası — m. 16/1-ğ, m. 17 ve m. 24.
• KVKK — İlgili Kişi Kimdir? — gerçek kişi verileri ve tüzel kişi bilgilerinin ayrımı.