Alışveriş Hesabı Silinince Şirket Bütün Verileri Silmeli mi?

Bir alışveriş sitesindeki hesabın kapatılması, şirketteki bütün kişisel verilerin aynı anda yok edilmesini her durumda gerektirmez. Buna karşılık hesap silindiği hâlde verilerin hiçbir ayrım yapılmadan kullanılmaya devam edilmesi de doğru değildir. Her veri için işleme amacı, hukuki şart ve gerekli saklama süresi ayrı değerlendirilmelidir.

Hesap, sipariş ve pazarlama kayıtları ayrıdır

Üyelik profili, fatura, teslimat kaydı, ürün tercihi ve reklam izni farklı amaçlara hizmet eder. Üyeliği sonlandırmak, geçmişte düzenlenmiş bir faturanın kanuni saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmayabilir. Ancak muhasebe belgesinin tutulması gerektiği gerekçesiyle kişinin bütün gezinme geçmişinin pazarlamada kullanılmasına devam edilemez.

KVKK 7, işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini düzenler. Değerlendirme, verinin başlangıçta hukuka uygun toplanıp toplanmadığından ayrıdır. Bir veri ilk gün hukuka uygun toplanmış olsa bile amacı sona erdikten sonra sınırsız biçimde tutulamaz.

Yasal saklama gerekçesi nasıl açıklanmalı?

Şirket “kanun gereği saklıyoruz” diyorsa hangi kayıtların hangi yükümlülükle ilişkili olduğunu gösterebilmelidir. Ticari belge, vergi belgesi ve uyuşmazlık delili için uygulanacak kurallar aynı olmayabilir. Bütün veri türleri için tek bir süre söylemek yerine ilgili belge ve düzenleme belirlenmelidir. Gereksiz veri alanlarının aynı arşiv içinde tutulması ayrıca sorgulanır.

Hukuki yükümlülük için saklanan verinin erişimi de bu amaca göre sınırlandırılmalıdır. Arşivdeki faturaya muhasebe veya uyuşmazlık nedeniyle erişim ile veriyi yeni kampanya hedeflemesinde kullanmak aynı faaliyet değildir. Saklama, verinin her bölüm tarafından her amaçla kullanılabileceği anlamına gelmez.

İade veya garanti süreci devam ediyorsa

Hesabı kapatmadan önce sipariş belgesi, fatura, teslim tarihi ve destek yazışmalarının bir örneği alınabilir. Açık bir iade, garanti veya ödeme uyuşmazlığı bulunuyorsa bunu başvuruda belirtmek yararlıdır. Kişinin üyelik ekranına erişimini kaybetmesi, satın alma işleminden doğan haklarını kendiliğinden sona erdirmez.

Örneğin ürün iadesi beklenirken profil silinmiş olsun. Şirketin iadenin gerçekleştirilmesi için gerekli işlem kayıtlarını kullanmasıyla, aynı kişiyi yeni reklam listelerine eklemesi farklı hukuki değerlendirmelere tabidir. Başvuruda hem hesabın kapanması hem pazarlama amaçlı işlemenin sona ermesi ayrı maddeler olarak yazılabilir.

Silme talebinde hangi sorular sorulur?

Hangi verilerin silindiği, hangi kayıtların tutulduğu, saklama gerekçeleri ve varsa aktarım yapılan alıcılar sorulabilir. Talebin yalnız üyeliğin devre dışı bırakılmasıyla sınırlı olmadığı belirtilmelidir. Başvuruya sipariş veya müşteri numarası eklemek yeterli olabilir; gereksiz yeni kişisel verilerin gönderilmesinden kaçınılmalıdır.

Bütün işleme şartları ortadan kalkmış veriler için talep en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Şartlar devam ediyorsa ret gerekçesi açıklanmalıdır. Kullanıcı ekranında “hesabınız silindi” yazması, arka plandaki işlemler hakkında tek başına yeterli yanıt değildir. Sonraki aşama bakımından KVKK başvuru ve şikâyet süreleri ayrıca izlenmelidir.

Çerezler ve uygulama izinleri ne olur?

Üyelik kapanınca cihazdaki bütün çerezlerin veya uygulama izinlerinin otomatik olarak kalktığı varsayılmamalıdır. Bunlar hem teknik olarak hem amaç bakımından ayrı işlemler içerebilir. Tarayıcı ayarları ve hesap tercihleri kontrol edilirken işletmenin veri işleme yükümlülükleri de devam eder. Kullanıcının teknik ayar yapabilmesi, hukuka aykırı işlemenin sorumluluğunu ona yüklemez.

Özellikle reklam ve analiz işlemlerinde çerezler için açık rıza koşulları önem taşır. Hesap silme başvurusunun cevabı; sipariş kayıtları, üyelik verileri ve izleme teknolojileri bakımından anlaşılabilir olmalıdır. Böylece hangi işlemin sona erdiği ve hangi verinin sınırlı bir amaçla tutulduğu somut biçimde denetlenebilir.

Pazaryeri ile satıcı aynı muhatap olmayabilir

Alışveriş bir pazaryeri üzerinden yapılmışsa platformun üyelik kaydı, satıcının satış belgesi ve kargo şirketinin teslim kaydı farklı sorumluların sistemlerinde bulunabilir. Platform hesabını kapatmak, diğer şirketlerdeki bütün kayıtları otomatik olarak silmez. Başvuruda hangi şirketin hangi işlemi yaptığı belirlenmeli ve gereken talepler o şirkete yöneltilmelidir. Sipariş ekranı ile faturadaki ticari unvanların karşılaştırılması bu ayrımı kolaylaştırır. Bir şirketten alınan cevap, başka veri sorumlusunun saklama gerekçesini ve işlem kapsamını açıklayan cevap yerine geçmez.

Hukuki kaynaklar

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu — m.4,5,7,10-14.
• Kişisel verilerin imhası yönetmeliği — m.7-12, saklama sebeplerinin sona ermesi ve ilgili kişi talepleri.
• KVKK kişisel verilerin silinmesi açıklaması — işleme sebepleri ortadan kalkan veriler.