Kat Malikleri Toplantı Çağrısı Yalnız WhatsApp’tan Yapılırsa Karar Geçerli mi?

Kat malikleri toplantısının yalnız WhatsApp grubunda duyurulmuş olması, alınan kararların her durumda geçerli veya her durumda yok sayılacağı anlamına gelmez. Toplantının olağan mı, önemli bir sebebe dayanan olağanüstü toplantı mı olduğu, yönetim planı, bildirimin kimlere ve ne zaman ulaştığı, çağrı içeriği ve katılım birlikte değerlendirilir. Özellikle Kat Mülkiyeti Kanunu madde 29 kapsamındaki olağanüstü çağrıda kanunun belirlediği şekil ve süre, sıradan grup mesajıyla kendiliğinden karşılanmış sayılmaz.

WhatsApp, günlük yönetim iletişimi için yararlı olabilir. Ancak aidat hatırlatması, bir onarımın fotoğrafı veya görüş toplama mesajı ile hukuken usulüne uygun genel kurul çağrısı aynı işlem değildir. Bir ekran görüntüsünde toplantı tarihi görünmesi, bütün maliklerin çağrıldığını, gündemin tam bildirildiğini ve gereken süreye uyulduğunu tek başına göstermez. Uyuşmazlık çıktığında çağrının yalnız gönderilmesi değil doğru hak sahibine, doğru içerikle ve uygun yöntemle ulaşması tartışılır.

Önce toplantının türü belirlenmelidir

Olağan kat malikleri toplantısı kural olarak yılda en az bir kez, yönetim planında gösterilen zamanda yapılır. Plan bir zaman göstermiyorsa kanundaki ocak ayı düzeni değerlendirilir. Toplu yapılarda kanunun farklı toplantı takvimi vardır. Bir yönetici, herhangi bir tarihte yapılan toplantıya yalnız olağan adını vererek çağrı şartlarını serbestçe değiştiremez. Toplantının sebebi, plan takvimi, önceki toplantılar ve gündem bu nitelendirmede birlikte dikkate alınır.

Önemli bir sebep ortaya çıktığında yönetici, denetçi veya maliklerin üçte birinin istemiyle her zaman toplantı yapılması mümkündür. Madde 29, bu toplantı için en az on beş gün önce bütün maliklere imzalattırılacak çağrı veya taahhütlü mektupla sebebin bildirilmesini düzenler. Bu özel düzeni bütün olağan toplantılar için otomatik tek kural gibi anlatmak da yanlıştır. Olağan toplantıda plan ve ilgili çağrı koşulları ayrıca incelenir.

Acil bir sızıntı, yönetim boşluğu veya güvenlik sorunu bulunması, yönetimin her işlemi telefonda oylayabileceği anlamına gelmez. Tehlikeye karşı gerekli teknik ve hukuki tedbirler ile kalıcı bütçe veya kullanım kararları ayrılır. Hangi önlemin bekleyemeyeceği somut belirlenmelidir. Toplantı çağrısını kısaltmak için belgesiz aciliyet ileri sürülmesi, sonradan karar tartışmasını ağırlaştırabilir. Sebep ve yapılacak işlem açıkça yazılmalıdır.

WhatsApp mesajı kanuni çağrı yönteminin yerini tutar mı?

Olağanüstü çağrıda kanun, imza karşılığı çağrı veya taahhütlü mektup yöntemini açıkça gösterir. Mesajın okunmuş olması bu yöntemlerle aynı şey değildir. Grup yöneticisi olarak kaydedilmiş bir kişinin attığı duyuru, yetkili yönetici veya gerekli malik isteminin varlığını da tek başına ispatlamaz. Toplantı düzenleyen kişi, yalnız dijital mesaj kullanmadan önce kanun ve yönetim planındaki yöntemleri karşılamalıdır. WhatsApp, usulüne uygun bildirime ek bir hatırlatma olarak kullanılabilir.

Elektronik bir belge ile sıradan mesajın hukuki özellikleri birbirinden ayrılmalıdır. Güvenli elektronik imzalı belge, teslim kaydı olan resmî iletişim sistemi, e-posta ve WhatsApp grubu aynı delil ve şekil düzenine sahip değildir. Bir belgenin dosyada delil olarak değerlendirilebilmesi, kanunun aradığı çağrı biçimini otomatik sağladığını göstermez. Çağrı için seçilen yöntemin neden yeterli olduğu somut olarak açıklanabilmelidir; uygulamanın yaygın olması tek başına hukuki dayanak değildir.

Yönetim planında elektronik iletişime dair hüküm bulunması da kanunun emredici kurallarını bertaraf etmez. Planın hangi tür çağrıyı düzenlediği, hükmün geçerliliği ve maliklerin iradesi kontrol edilir. Gruba katılmanın bütün gelecekteki kararlar için sınırsız rıza sayılması doğru değildir. Malik, uygulamayı yalnız arıza bildirimleri için kullanmış olabilir. Telefon numarası verilmesi ile belirli bir toplantıya hukuken çağrılmış olmak ayrı olgulardır.

Grubun içinde bütün kat malikleri bulunuyor mu?

Apartman gruplarında çoğu zaman ev sahipleri, kiracılar, eski malikler, aile üyeleri ve yönetim personeli bir aradadır. Bu nedenle gruptaki kişi sayısı malik sayısını göstermez. Tapudaki hak sahibi çağrılmadan yalnız kiracıya gönderilen mesaj, kiracının dairede yaşaması gerekçesiyle kendiliğinden yeterli olmaz. Kiracının maliki temsil yetkisi veya bildirimi alma düzeni varsa bu somut belgelerle değerlendirilir. Yönetim güncel malik ve adres listesine sahip olmalıdır.

Bir daire satıldığında eski sahibin hâlâ grupta bulunması ve yeni sahibin eklenmemesi sık görülen bir sorundur. Miras, ortak malik veya şirket mülkiyetinde de hak sahipleri doğru belirlenmelidir. Grubun adının malik grubu olması yeterli değildir. Çağrı listesindeki her bağımsız bölüm ile tapudaki sahibi eşleştirilmelidir. Yurt dışında yaşayan veya başka şehirde bulunan malikin toplantıya gelmesinin zor olması, çağrılma hakkını ortadan kaldırmaz.

Malikin gruptan çıkması veya numara değiştirmesi, yönetimin kanuni bildirim sorumluluğunu kendiliğinden sona erdirmez. Bununla birlikte tarafların güncel iletişim bilgisini paylaşması ve yönetimin aldığı bilgiyi kayıt altına alması önemlidir. Bilerek yanlış adres bildirme veya iletilen çağrıdan haberdar olduğu hâlde tersini ileri sürme gibi iddialar somut delille değerlendirilir. Genel bir varsayımla tüm malikler aynı davranmış kabul edilmemelidir.

Mesajda hangi bilgiler bulunmalıdır?

Çağrıda toplantının kim tarafından ve hangi sıfatla düzenlendiği, tarih, saat, yer ve görüşülecek konular anlaşılır olmalıdır. Olağanüstü toplantı sebebinin bildirilmesi ayrıca önemlidir. Yalnız pazar günü konuşalım biçimindeki bir mesaj, yönetici seçimi ve büyük tadilat kararı verilecek hukuki toplantının içeriğini doğru anlatmayabilir. Malik, katılıp katılmayacağına veya vekil görevlendirip görevlendirmeyeceğine gündemi bilerek karar verebilmelidir. Belirsiz duyuru, sonradan kapsamlı karar alınması riskini artırır.

İlk çağrı yapılırken, ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilmelidir. İlk ve ikinci toplantı arasında en az yedi gün bulunması; ikinci toplantının kanuni zaman düzenine uyması ayrıca gözetilir. Birinci toplantı yapılmadan ikinci toplantı varmış gibi karar alınamaz. Yeni bir WhatsApp mesajıyla ertesi güne toplantı kaydırmak, önceki çağrının bütün koşullarını korumuş sayılmaz.

Gündem değişikliği ve sonradan eklenen işler ayrıca dikkat ister. Rutin temizlik hizmeti duyurulurken ortak alanın üçüncü kişiye kiralanmasına karar verilmesi, çağrı ve özel karar koşulları açısından başka bir değerlendirme doğurabilir. Gündem belgesiyle karar defteri karşılaştırılmalıdır. Sadece mesajın başlığına bakmak yerine eklerin gönderilip gönderilmediği, ekin açılabilir olup olmadığı ve içeriğin değişip değişmediği kaydedilmelidir. Mali belgeler kişisel veri açısından gerekli kapsamda paylaşılmalıdır.

Mavi tik ve ekran görüntüsü neyi ispatlar?

Bir mesajın görüntülenme kaydı, belli bir hesap üzerinden okunmuş olduğunu gösterebilir; fakat mesajı kimin gördüğü, eklerin durumu ve bildirimin kanuni şekle uygunluğu ayrı konulardır. Grup mesajının ekran görüntüsü bütün üye listesini, gönderim geçmişini ve sonradan yapılan düzenlemeleri her zaman içermez. Görsel kırpıldığında tarih, gönderici veya mesajın önceki bağlamı kaybolabilir. Delil hazırlanırken içerik değiştirilmemeli, asıl iletişim ve cihaz kayıtları korunmalıdır.

Mesajın gönderilmesinden sonra malikin cevap yazması öğrenme bakımından önemli olabilir. Ancak her cevap bütün kararları önceden kabul ettiği anlamına gelmez. Katılmayacağım, gündemi gönderin veya bu tarihe itiraz ediyorum gibi ifadelerin farklı anlamları vardır. Sesli mesaj ve ek dosyalar da bağlam içinde incelenir. Yönetimin seçtiği tek bir cümleyi ayırarak rıza iddiası kurması veya malikin açık bilgisini bütünüyle yok sayması sağlıklı değerlendirme değildir.

Hukuka aykırı şekilde başkasının hesabına erişmek veya özel yazışmalarını ele geçirmek delil toplamanın meşru yöntemi değildir. Kişinin tarafı olduğu yönetim yazışmalarını gerekli kapsamda saklaması ile bütün apartman sakinlerinin özel bilgilerini internette paylaşması ayrılır. Uyuşmazlık dosyası için gerekli belge belirlenmeli, gereksiz kişisel veriler çıkarılmalıdır. Mesaj zincirinin güvenilirliği tartışmalıysa uzman incelemesi veya uygun delil tespiti yolu değerlendirilir.

Toplantıya katılmak çağrıya itirazı ortadan kaldırır mı?

Toplantıya katılan malikin tutumu, çağrı kusuruna ilişkin değerlendirmede önem taşıyabilir. Ancak katılımın bütün gündem ve kararlar için otomatik sınırsız onay olduğu söylenemez. Malik, çağrı usulüne itiraz ettiğini, hangi bilgiye erişemediğini ve hangi karara karşı oy verdiğini tutanağa açıkça yazdırmalıdır. Sadece salonda bulunmasıyla olumlu oy vermesi aynı değildir. Karar defterine atılan imzanın hangi açıklamayla verildiği de sonradan değerlendirilir.

Çağrı sorunu varsa toplantı başlamadan bunu yazılı iletmek, belirsizliği azaltabilir. İtiraz, toplantı yerinin değiştirilmesi, gündemin eksikliği veya kanuni yöntemin uygulanmaması gibi somut noktaları içermelidir. Genel olarak her şey usulsüz demek, hangi işlemin tartışıldığını göstermeyebilir. Sonradan alınan kararın örneği istenmeli, ilk öğrenme ve katılım tarihleri not edilmelidir. İtiraz mektubunun gönderilmesi, dava süresinin kendiliğinden durduğu anlamına gelmez.

İptal süresi ve doğru başvuru nasıl belirlenir?

Başvuru dosyasında mesajın gönderildiği tarih ile kararın öğrenildiği tarih aynı kabul edilmeden ayrı ayrı gösterilmelidir.

Örnek bir incelemede yönetim, yirmi daireli binanın grubuna cuma akşamı bir mesaj gönderip pazar günü yönetici seçildiğini açıklayabilir. Bu anlatımdan tek başına sonuç çıkarılmaz. Önce pazar gününün planlanan olağan toplantı tarihi olup olmadığı, çağrının hangi yöntemle ayrıca yapıldığı ve gündemin ne olduğu belirlenir. Sonra bütün malikler, temsil yetkileri ve karar defteri kontrol edilir. Grup mesajının yalnız hatırlatma olduğu ortaya çıkarsa değerlendirme farklıdır; bütün çağrının bundan ibaret olması hâlinde başka usul sorunları araştırılır.

Kararın mali sonucu bulunuyorsa, itirazın konusu açık kurulmalıdır. Malik, çağrı kusurundan dolayı bütçe kararının iptalini mi istemektedir, bütçede kendi payının yanlış hesaplandığını mı ileri sürmektedir, yoksa hiç yapılmayan bir harcama için ödeme mi talep edilmiştir? Bu iddialar aynı değildir. Bazen yönetim, usulüne uygun yeni toplantıyla ileriye dönük yeni karar alabilir; bu durum önceki döneme ilişkin her tartışmayı kendiliğinden çözmez. Eski ve yeni kararın tarih, içerik ve uygulaması ayrı kaydedilmelidir.

Çağrı belgesinde birinci ve ikinci toplantı aynı gün farklı saatlere yazılmışsa, yalnız mesajın ulaşmış olması bu takvim kusurunu ortadan kaldırmaz. İlk toplantıda yeter sayı oluşmadığını gösteren tutanak ve ikinci toplantıya ilişkin kayıt gerekir. İlk toplantı hiç yapılmadan önceden ikinci toplantıda çoğunluk aranmayacak düşüncesiyle oy toplanması da ayrıca incelenir. Kanunun özel çoğunluk istediği kararların ikinci toplantıda sıradan katılım çoğunluğuyla alınabileceği varsayımı doğru değildir. Çağrı incelemesi, karar yeter sayısı incelemesiyle tamamlanmalıdır.

Malik için pratik bir ilk başvuru, çağrının aslı ve teslim kanıtı ile gündem, hazirun ve karar örneğinin yazılı istenmesidir. Talep, kişisel tartışma yerine hangi toplantının hangi belgesine ihtiyaç olduğunu göstermelidir. Yönetim belge vermiyorsa bu durum kaydedilir; ancak belge talebinin cevabını beklerken başvuru süresi gözden kaçırılmamalıdır. Karar defterinin aslını hukuka aykırı şekilde ele geçirmek yerine uygun belge inceleme ve yargısal delil yolları değerlendirilir. Gereken belgeler elde edildiğinde usul iddiası ve varsa içerik itirazı birlikte netleştirilir.

Madde 33 kapsamındaki karar iptalinde toplantıya katılıp aykırı oy kullanan malik için karardan itibaren bir ay; katılmayan için öğrenmeden itibaren bir ay ve her hâlde karardan itibaren altı ay düzeni gözetilir. Yokluk veya mutlak butlan hâlleri ayrıca değerlendirilir. Yalnız WhatsApp çağrısı kullanılmış olması bütün dosyalarda süresiz başvuru hakkı yaratmış kabul edilmemelidir. Öğrenmenin mesaj, karar örneği veya uygulama yoluyla gerçekleştiği iddiası belgeyle araştırılmalıdır.

Kat mülkiyetinden kaynaklanan davalarda sulh hukuk mahkemesi ve taşınmazın bulunduğu yer düzeni önemlidir. Dava şartı arabuluculuk kapsamı, doğru taraf ve talebin biçimi de kontrol edilir. Çağrı kusuru nedeniyle kararın iptali ile uygulanmış fiziksel değişikliğin kaldırılması veya zarar tazmini aynı talep değildir. Dosyada çağrı, teslim kayıtları, plan, vekâletler, hazirun ve karar örneği birlikte bulunmalıdır. Mersin’deki büromuz, başka şehirdeki apartmana ilişkin belgeler üzerinden hukuki değerlendirme yapabilir.

Sık sorulan sorular

WhatsApp grubundaki duyuru her toplantı için yeterli midir?

Hayır. Toplantının türü, yönetim planı ve kanuni çağrı düzeni kontrol edilir. Özellikle madde 29 kapsamındaki olağanüstü çağrıda imza karşılığı çağrı veya taahhütlü mektup şartı sıradan mesajla otomatik karşılanmış sayılmaz.

Her olağan toplantı için mutlaka on beş gün şartı mı vardır?

Madde 29’daki en az on beş günlük özel düzen, önemli sebebe dayanan olağanüstü çağrıyla birlikte değerlendirilmelidir. Olağan toplantının yönetim planı ve ilgili usulü ayrıca incelenir. Farklı toplantı türleri tek bir kurala indirgenmemelidir.

Ev sahibi yerine kiracı gruptaysa çağrı tamamlanır mı?

Kiracının grupta bulunması malikin çağrıldığı anlamına kendiliğinden gelmez. Malik ve temsil yetkisi doğru belirlenmelidir. Kiracının bildirim veya toplantı bakımından geçerli yetkisi varsa bunun kapsamı ayrıca değerlendirilir.

Mavi tik kanuni şeklin sağlandığını ispatlar mı?

Okunma kaydı bilgi edinme bakımından delil olabilir. Ancak kanunun aradığı çağrı biçimi, içeriğin tamamı ve doğru kişinin bilgilendirilmesi ayrı konulardır. Mavi tik bütün bu koşulları otomatik olarak karşılamaz.

İkinci toplantı bilgisi ilk duyuruda bulunmalı mı?

İlk toplantıda yeter sayı sağlanamaması durumundaki ikinci toplantının yer ve tarihi ilk çağrıda belirtilmelidir. Toplantılar arasında en az yedi gün bulunması ve ikinci toplantının kanuni takvimi ayrıca kontrol edilir.

Plan elektronik duyuru diyor diye kanun uygulanmaz mı?

Yönetim planı kanunun emredici hükümlerini etkisizleştiremez. Plan hükmünün kapsamı, geçerliliği ve toplantının türü birlikte değerlendirilir. Gruba katılmak her gelecekteki karar için peşin ve sınırsız kabul değildir.

Toplantıya gelip karşı oy verirsem çağrıya itiraz edebilir miyim?

Katılım ve malikin tutumu değerlendirilir; salonda bulunmak bütün kararları kabul etmek değildir. Çağrı itirazı ve karşı oy gerekçesi tutanağa açıkça geçirilmelidir. Madde 33 kapsamında başvuru koşulları ve süreler korunmalıdır.

Mesajı sildim, kararın öğrenme tarihi değişir mi?

Mesajı silmek daha önce gerçekleşen öğrenmeyi otomatik ortadan kaldırmaz. Öğrenme, başka yazışmalar ve kararın uygulanması gibi kayıtlarla da tartışılabilir. Asıl kayıtların korunması ve gerçek tarihlerin doğru bildirilmesi önemlidir.

WhatsApp çağrısı nedeniyle kararlar doğrudan yok hükmünde midir?

Her kusur için aynı geçersizlik sonucu verilmez. İhlalin niteliği, çağrı ve katılımın durumu ile kararın oluşumu değerlendirilir. İptal edilebilirlik, yokluk ve mutlak butlan ayrımı somut dosya üzerinden yapılmalıdır.

Yöneticiyle mesajlaşırken dava süresi durur mu?

Yazışmak tek başına bütün kanuni süreleri durdurmaz. Karar, katılım ve öğrenme tarihleriyle madde 33 süreleri hesaplanmalıdır. Arabuluculuk başvurusu ve diğer işlemlerin süreye etkisi kendi hukuki düzeni içinde ayrıca değerlendirilir.

İlgili hukuki yayınlar ve resmî kaynaklar

Konuya yakın sorunlar için usulsüz kurul toplantısı, aidat kararına itiraz, hesap ve fatura talebi yazılarını inceleyebilirsiniz.

Dayanak metinler: Kat Mülkiyeti Kanunu madde29,30,32,33, 5711 sayılı Kanun toplantı ve iptal düzeni, Adalet Bakanlığı arabuluculuk kaynağı. Somut işlem tarihinde yürürlükte bulunan düzenleme, sözleşme ve resmî kayıtlar birlikte değerlendirilir.

Uyuşmazlığınıza ilişkin belgelerle hukuki değerlendirme talep etmek için iletişim sayfasından büromuza ulaşabilirsiniz. Mersin merkezli büromuz, farklı şehirlerdeki dosyaların takibini yetkili mahkeme ve başvuru usullerine göre planlar.

Resmî kaynaklar: Türk Borçlar Kanunu (6098)