Yanlış Kişisel Veri Düzeltilince Diğer Şirketlere de Bildirilir mi?

Eksik veya yanlış kişisel verisinin düzeltilmesini isteyen kişi, yapılan işlemin verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini de talep edebilir. KVKK 11, bu hakkı açıkça düzenler. İlk şirketin kendi ekranında düzeltme yapması, yanlış bilginin daha önce gönderildiği bütün alıcılarda kendiliğinden düzeldiğini göstermez.

Düzeltme ile bildirim neden ayrı haklardır?

Veri bir şirketin sisteminde oluşturulup iş ortaklarına veya hizmet sağlayıcılara aktarılmış olabilir. İlk kayıt değiştirildiğinde diğer kopyalar güncellenmezse kişi eski bilgiye dayanan işlemle karşılaşmaya devam edebilir. Bu yüzden hangi verinin düzeltildiği ve bu düzeltmenin hangi alıcılara iletildiği ayrı sorulardır.

Kanunun 11. maddesi, kişinin verilerinin aktarıldığı yurt içindeki veya yurt dışındaki üçüncü kişileri öğrenmesini de sağlar. Alıcıların bilinmediği durumda önce bu bilgi istenebilir. Başvuruyu yalnız “sisteminizi düzeltin” şeklinde bırakmak yerine, aktarım yapılmışsa düzeltmenin alıcılara bildirilmesini açıkça eklemek yararlıdır.

Hangi hatalar düzeltme konusu olabilir?

Yanlış telefon, güncellenmemiş soyadı, başka müşteriyle karışan işlem veya ödenmiş borcun hâlen ödenmemiş görünmesi örnek olabilir. Düzeltme istemi, verinin gerçeğe uygun hâle getirilmesine yönelir. Geçmişte doğru biçimde gerçekleşmiş bir işlemin hiç yaşanmamış gibi yazılması talebiyle aynı değildir. Tarihsel kayıt ve güncel durum arasındaki fark korunmalıdır.

Örneğin borç belirli bir tarihte ödenmişse önceki gecikme olayının varlığıyla güncel borç bakiyesi ayrılmalıdır. Şirketten bütün geçmişin yok sayılması yerine ödeme tarihinin ve güncel bakiyenin doğru işlenmesi istenebilir. Kaydın ayrıca silinmesi gerekiyorsa bu talep, işleme şartlarının sona ermesi üzerinden değerlendirilir.

Başvuruda hangi belgeler kullanılır?

Hatanın görüldüğü ekran veya yazı, doğru bilgiyi gösteren belge ve düzeltme talebinin kapsamı birlikte sunulabilir. Ödeme dekontu, resmî isim değişikliği kaydı veya sözleşme bilgisi olaya göre yararlı olabilir. Belgenin ilgisiz bölümleri paylaşılmadan, hatanın anlaşılmasına yetecek kapsamda veri gönderilmesi tercih edilmelidir.

Yanlışlığın ilk görüldüğü tarih ile hangi başka şirkette aynı bilgiyle karşılaşıldığı belirtilirse aktarımın etkisi somutlaşır. Örneğin iki farklı destek merkezinin aynı eski adresi kullanması, bu adresin hangi kaynaktan geldiğinin araştırılmasını gerektirebilir. Tahmine dayanan bütün şirketleri kesin alıcı gibi yazmak yerine bilinen olgular ayrılır.

Üçüncü kişilere bildirim talebi nasıl yazılır?

Talepte önce düzeltilmesi istenen veri açıkça tanımlanır. Ardından bu veri daha önce aktarılmışsa yapılan düzeltmenin ilgili alıcılara bildirilmesi ve gerçekleştirilen işlemin açıklanması istenir. Tarih, müşteri numarası ve hatalı kayıt örneği, şirketin farklı dosyalar arasında doğru kaydı bulmasını kolaylaştırır.

Şirketin cevabında yalnız “Bilginiz güncellenmiştir” yazıyorsa aktarım ve bildirim sorusunun da yanıtlanıp yanıtlanmadığına bakılmalıdır. Kanun, kişiye bütün kurumların iç yazışmalarını koşulsuz görme hakkı tanımaz; ancak kendi verisine ilişkin hak talebinin nasıl karşılandığı anlaşılabilir şekilde açıklanmalıdır. Başkalarına ait bilgiler gerekli korumayla ele alınır.

Alıcı şirket bağımsız kaynak kullanıyorsa

Başka şirketin aynı yanlış bilgiyi mutlaka ilk şirketten aldığı varsayılmamalıdır. Alıcı kendi kaynağından veri toplamış veya farklı kayıtla eşleştirme yapmış olabilir. Bu durumda ilk şirketteki düzeltme dışında, diğer veri sorumlusuna da kaynağı ve doğruluğu konusunda başvurulması gerekebilir. Bildirim hakkı ile her şirketin kendi doğruluk yükümlülüğü birlikte işler.

Yanıtın yetersiz kalması hâlinde KVKK başvuru ve şikâyet yolları değerlendirilir. Her şirkete yapılan başvurunun tarihi ayrı izlenmelidir. Bir işletmenin cevabını beklemek, başka işletmeye yöneltilmiş talebin süresini kendiliğinden değiştirmez.

Düzeltme önceki zararı ortadan kaldırır mı?

Kaydın düzeltilmesi gelecekteki yanlış işlemleri önlemeye yardımcı olur; geçmişte doğduğu ileri sürülen zararı kendiliğinden gidermez. Kişisel veri ihlalinde tazminat için ihlal, zarar ve nedensellik ayrıca incelenir. Öte yandan yanlışlığın varlığı tek başına istenen her tazminatın kabulü anlamına gelmez.

Düzeltme sonrası tekrar aynı hatayla karşılaşılırsa yeni olayın tarihi ve açıklaması kaydedilmelidir. Eski ekranın önbellekte görünmesiyle sistemin hâlen o veriye dayanarak yeni karar üretmesi farklı teknik durumlar olabilir. Başvurunun yeni kanıtlarla somutlaştırılması, hangi noktada güncellemenin gerçekleşmediğini belirlemeye yardım eder.

Hukuki kaynaklar

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu — m.4,11/1-ç,d,e,f,13,14.
• KVKK ilgili kişinin hakları — düzeltme, silme ve alıcılara bildirim hakkı.
• Kişisel verilerin imhası yönetmeliği — m.12, üçüncü kişilere aktarılmış verilerde talep.