Başka Şehirdeki Belge Aslı Mahkemeye Nasıl Gönderilir?

Belge aslı başka bir şehirde bulunuyorsa, mahkeme istinabe yoluyla veya ilgili kuruma müzekkere yazarak belgenin getirtilmesini sağlayabilir. Bir kişi veya kurumun elindeki belgenin aslının mahkemeye teslim edilmesi gerekiyorsa, HMK 217 özel bir sevk usulü düzenler. Kişi veya kurumun bulunduğu ya da belgenin teslim edileceği yerdeki asliye mahkemesi, belgenin örneğini onaylayarak aslını ilgili mahkemeye gönderir veya teslim eder. Mahkemece onaylanmış örnek aslı gibi hüküm ifade eder. Bu usul, tarafın kendi fotokopisine yalnız “aslı gibidir” yazmasıyla aynı işlem değildir. Hangi dosyanın hangi aslı istediği önce belirlenir.

Kısaca bu yazıda

Aşağıdaki maddeler, yazıda ayrıntılı olarak ele alınan başlıca noktaları özetler. Somut durumunuzda hangi kuralın uygulanacağı, olayın ayrıntılarına ve belgelere göre değişebilir.

• Aslın istenmesi ile gönderilmesi farklı aşamalar: HMK 216, yalnız örneği sunulan belgenin aslının mahkemece kendiliğinden veya taraf talebiyle istenebilmesini düzenler.
• Hangi asliye mahkemesi devreye girer: 217, kişinin veya kurumun bulunduğu yer ile belgenin teslim edileceği yeri alternatif olarak belirtir.
• Onaylanan örneğin işlevi: Asıl gönderilirken mahkemece örneğinin onaylanması, belgeyi elinde bulunduran kişinin kendi yaptığı sıradan kopyalama işleminden ayrıdır.
• Belge gönderildikten sonra takip: Gönderim belgesi, teslim tarihi, sayfa ve ek listesi dosyayla ilişkilendirilir.
• İstinabe ve UYAP üzerinden belge gönderimi: Belgenin aslı başka bir şehirde bulunuyorsa, davaya bakan mahkeme, Hukuk Muhakemeleri Kanunu'ndaki istinabe usulüne başvurarak o yer mahkemesinden belgenin incelenmesini veya aslının gönderilmesini isteyebilir.

Aslın istenmesi ile gönderilmesi farklı aşamalar

HMK 216, yalnız örneği sunulan belgenin aslının mahkemece kendiliğinden veya taraf talebiyle istenebilmesini düzenler. Belgenin aslını elinde tutan taraf, üçüncü kişi veya resmî makam istenmesi hâlinde bunu vermek zorundadır. 217 ise teslimi gereken aslın bulunduğu yerle, davanın görüldüğü yer arasındaki gönderme ve onay sürecini ele alır. İki işlemin kaydı dosyada birbirine bağlanmalıdır.

Karşı Taraf Sözleşmeyi Mahkemeye Vermiyor: Belgenin Sunulması Nasıl İstenir?, karşı tarafın elindeki sözleşmenin ibrazının nasıl isteneceğini anlatır. Sözleşmenin kimde olduğunun ve ispat için neden gerektiğinin açıklanması ayrı bir hazırlıktır. İbraz kararı zaten verilmişse, aslı göndermek için yalnız belgenin adını söylemek yetmeyebilir. Mahkeme adı, esas numarası, ara karar tarihi ve istenen belgenin ayırt edici bilgileri açık gösterilir.

Hangi asliye mahkemesi devreye girer?

217, kişinin veya kurumun bulunduğu yer ile belgenin teslim edileceği yeri alternatif olarak belirtir. Kanunda kullanılan mahkeme ifadesi asliye mahkemesidir. Başvuru ve sevk işlemi, asıl belgeyi isteyen dosyayla bağlantılı yürütülür. Herhangi bir kuruma rastgele evrak bırakmak, aslın doğru mahkemeye usulüne uygun teslim edildiğini göstermez. Alındı ve gönderim kayıtları korunmalıdır.

Örneğin dava başka şehirde görülürken asıl sözleşme bir kurumun arşivinde bulunabilir. Mahkemenin istemi, kurumun kayıtları ve gönderilecek belge birlikte kontrol edilir. Aynı taraflar arasında farklı yıllarda yapılan sözleşmeler varsa doğru tarih ve eklerin seçilmesi önem taşır. Eski taslağın asıl imzalı metin diye gönderilmesi, sevk kaydı yapılmış olsa bile içerik sorununu çözmez.

Onaylanan örneğin işlevi

Asıl gönderilirken mahkemece örneğinin onaylanması, belgeyi elinde bulunduran kişinin kendi yaptığı sıradan kopyalama işleminden ayrıdır. 217/2 mahkeme onaylı örneğe asıl gibi hüküm ifade etme niteliği tanır. Bu nitelik, senedin içindeki her açıklamanın mutlaka doğru olduğu veya imzanın artık hiçbir şekilde tartışılamayacağı anlamına gelmez. Belgenin aidiyeti ve ispat gücü kendi kurallarına tabidir.

Senet İmzası İncelenirken Fotokopi Yeterli mi, Asıl Senet Nasıl İstenir?, fizikî imza incelemesinde asıl senedin neden istenebileceğini ele alır. Mahkeme onaylı örneğin hukuki etkisiyle teknik incelemede fizikî aslın bulunması aynı soruyu yanıtlamaz. Bir görüntü, kağıt yüzeyindeki bütün inceleme özelliklerini taşımayabilir. Mahkeme özellikle aslını istemişse mevcut örneğin neden yeterli olduğu tarafça varsayılarak teslim yükümlülüğü atlanmamalıdır.

Belge gönderildikten sonra takip

Gönderim belgesi, teslim tarihi, sayfa ve ek listesi dosyayla ilişkilendirilir. Belgeye sonradan işaret veya açıklama eklenmeden mevcut hâli korunur. Birden fazla asıl veya ayrı ek varsa hangi parçaların sevk edildiği görünmelidir. Belgenin posta hareketiyle dava dosyasına kaydı farklı tarihlerde gerçekleşebilir; yalnız gönderildiğini bilmek teslimin tamamlandığını her durumda kanıtlamaz.

Asıl belgenin daha sonra geri verilmesi ayrı mahkeme değerlendirmesidir. 216, gerektiğinde yeniden verilmek üzere muhafaza ve iade hakkında hükümler içerir; dosyaya uygun onaylı örneğin konulması da önemlidir. Sevk sırasında takvimdeki başka dilekçe veya itiraz süreleri kendiliğinden durmaz. Doğru işlem, belge istemini, yerel onayı, asıl sevkini ve dosyadaki kabul kaydını birlikte izlemektir.

Resmî kaynaklar: Türk Borçlar Kanunu (6098)

İstinabe ve UYAP üzerinden belge gönderimi

Belgenin aslı başka bir şehirde bulunuyorsa, davaya bakan mahkeme, Hukuk Muhakemeleri Kanunu'ndaki istinabe usulüne başvurarak o yer mahkemesinden belgenin incelenmesini veya aslının gönderilmesini isteyebilir. Resmî kurumlarda bulunan belgeler için ise mahkeme doğrudan ilgili kuruma müzekkere yazar. Günümüzde kurumlar arası yazışmaların önemli bir kısmı UYAP ve elektronik sistemler üzerinden yapıldığından, süreç eskisine göre daha hızlı ilerlemektedir. Ancak belgenin aslının fiziken incelenmesi gerekiyorsa, gönderim yine posta veya kurye yoluyla yapılır.

Belge aslının kaybolma veya zarar görme riskine karşı, gönderim öncesinde onaylı bir suretinin alınması önerilir. Değerli belgeler için mahkemeden belgenin emanete alınmasını ve inceleme sonrasında iade edilmesini talep etmek mümkündür. Belgenin kimde bulunduğu ve hangi adreste olduğu dilekçede açıkça belirtilmelidir. Aksi hâlde mahkemenin müzekkere yazması gecikebilir ve yargılama uzayabilir.

Taraflar, belge aslını kendileri de mahkemeye sunabilir. Bu durumda belgenin dosyaya alındığına dair tutanak düzenlenmesi ve aslın iadesi için talepte bulunulması gerekir. Belgenin sahteliği iddia edildiğinde ise aslın incelenmesi zorunlu hâle gelir ve bilirkişi incelemesi yapılabilir.

Belge aslının mahkemeye ulaştırılması

Belge aslı, özellikle imza veya içerik itirazı bulunan durumlarda mahkemece incelenmesi gereken temel delildir. Taraf, belge aslını bizzat mahkemeye teslim edebileceği gibi bulunduğu yerdeki mahkeme aracılığıyla da gönderilmesini talep edebilir. Belge aslı teslim edilirken mahkemeden tutanak alınması ve inceleme sonrasında iade talep edilmesi önerilir. Belge aslı kaybolma riskine karşı gönderimden önce onaylı bir suret çıkarılmalıdır.

Hukuki kaynaklar

• 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu — Adalet Bakanlığı — HMK m. 216–217