Site Yöneticisi Kendi Şirketinden Hizmet Alıyorsa Malikler Ne Yapabilir?

Site yöneticisinin kendi şirketinden hizmet alması veya yakınının firmasına iş vermesi, tek başına her sözleşmeyi geçersiz kılmaz. Ancak yönetici, maliklerin yararını korumak, yetkisi içinde hareket etmek ve hesabı açıklamak zorundadır. Hizmet alınmadığı hâlde ödeme yapılması, piyasanın belirgin üzerinde bedel ödenmesi veya kişisel menfaatin gizlenmesi; kararın, sözleşmenin ve yöneticinin sorumluluğunun ayrı ayrı incelenmesini gerektirir.

Kendi şirketinden hizmet almak ne zaman sorun yaratır?

Bir apartmanın bahçe bakımını yöneticinin kardeşinin firması yapabilir. Bu ilişki açıklanmış, firma gerçekten hizmet vermiş, bedel makul kalmış ve yetkili organın iradesi doğru oluşturulmuşsa sırf akrabalık üzerinden zarar sonucuna varılamaz. Buna karşılık kâğıt üzerinde üç teklif gösterilip hepsinin aynı kişiye bağlı şirketlerden alınması, karşılaştırmanın gerçekliği konusunda ciddi bir inceleme sebebidir. Değerlendirme isim benzerliğine değil; şirket bağı, alınan iş, ödeme ve yetki belgelerine dayanır.

Özel bir site yönetiminin her hizmet alımında kamu ihalesi yapmak zorunda olduğu düşüncesi doğru değildir. Bununla birlikte yönetim planı, kurul kararı veya hizmet sözleşmesi belirli sayıda teklif alınmasını şart koşmuş olabilir. Böyle bir yükümlülük varsa yönetici buna uymalıdır. Şart bulunmasa da büyük tutarlı, uzun süreli veya ilişkili şirketle yapılan sözleşmelerde alternatif teklifler, yöneticinin özenli davranıp davranmadığını gösteren önemli delillerdir.

Yöneticinin sözleşme imzalama yetkisi nasıl kontrol edilir?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.35, yöneticinin görevlerini düzenler. Yönetim planı ve kat malikleri kurulunun kararları da görev sınırlarını belirler. Yönetici seçilmek, ortak yerleri istediği şirkete istediği koşulla devretme yetkisi vermez. Bir güvenlik hizmeti sözleşmesi ile ortak bahçenin işletmeye kiralanması farklı işlemlerdir. İkinci işlemde ortak alanın kiralanmasına ilişkin özel çoğunluk hükümleri ayrıca uygulanır.

Önce karar defterinden yetkinin tarihi, süresi, bedel sınırı ve kapsamı çıkarılmalıdır. Kurul yalnızca kamera bakımı için yetki vermişse, bu karara dayanarak üç yıllık güvenlik paketi alınması aynı kapsamda sayılmaz. Yönetici hizmet veren şirketin de temsilcisiyse aynı sözleşmenin iki tarafında bulunması çıkar çatışmasını belirginleştirir. Temsil, açık yetkilendirme ve işlemin sonradan onaylanması ayrıca ele alınmalıdır; malikler açısından sırf fatura kesilmiş olması bütün bu sorunları çözmez.

Kurulda yöneticinin kendi menfaatini ilgilendiren karar görüşülüyorsa KMK m.31’deki oy kullanamama kuralı dikkate alınır. Bir malikin vekil kullanarak aynı kişisel menfaat kararına dolaylı oy vermesi de tartışmayı ortadan kaldırmaz. Hazirun listesi ile oy dağılımı bu nedenle önemlidir. Çıkarı olan kişinin oyu çıkarıldığında gerekli çoğunluğun sağlanıp sağlanmadığı, kararın türüne göre hesaplanır.

Malikler hangi belgeleri istemelidir?

Belge talebi belirli bir dönem ve iş için yapılmalıdır. “Bütün paraları nereye harcadınız?” sorusuna karşı genel bir bütçe tablosu verilmesi, bahçe bakımındaki kuşkuyu açıklamaz. Örneğin ocak–haziran döneminde alınan peyzaj hizmetinin sözleşmesi, teklifler, faturalar, banka çıkışları, iş kabul tutanakları ve hizmet günleri birlikte istenir. Şirket ortaklığına ilişkin ticaret sicili kayıtları da ilişkinin somutlaştırılmasını sağlar.

• Yönetim planı, yönetici seçimi ve hizmet alımı hakkında kurul kararları.
• İmzalı hizmet sözleşmesi, ek protokoller ve yenileme koşulları.
• Faturalar, banka dekontları ve aynı iş için alınmış alternatif teklifler.
• Çalışmanın gerçekleştiğini gösteren bakım çizelgeleri, teslim tutanakları ve fotoğraflar.
• Denetçi raporu, hesap özeti ve sözleşme taraflarının sicil bilgileri.

KMK m.36, kayıt ve belgelerin saklanmasını; m.39 hesap vermeyi; m.41 denetimi düzenler. Yönetim planındaki hesap dönemleri gözetilir. Plan dışında hesabın gösterilmesi için m.39’daki maliklerin yarısının istemi kuralı ayrıca önem taşır. Kişisel verilerin korunması gerekçesi, site harcamasına ilişkin sözleşmenin bütününün saklanmasını kendiliğinden haklı kılmaz; gerekli olmayan kimlik ve iletişim bilgileri kapatılarak ilgili mali kayıtlar değerlendirilebilir.

Piyasanın üzerinde fiyat nasıl ispatlanır?

En düşük internet fiyatını bulmak, zararı ispatlamak için yeterli değildir. Hizmetler aynı süreyi, personel sayısını, sigorta yükümlülüğünü, kullanılan malzemeyi ve bakım sıklığını kapsamalıdır. Ayda iki gün yapılan temizlik ile her gün yapılan temizlik birbirine emsal olmaz. Alınan teklifler hizmetin yürütüldüğü döneme ait olmalı; sonradan yükselen ücretler geçmiş sözleşmeyle doğrudan karşılaştırılmamalıdır.

Hizmetin hiç alınmadığı iddiasında fiyat karşılaştırmasından önce gerçekleşme denetimi gerekir. Faturada yirmi kamera bakımından söz edilip binada sekiz kamera bulunması, somut bir uyumsuzluktur. Bakım şirketi değişen parçaları ve personel girişlerini açıklayabilir. Mahkemede bilirkişi, kayıtlar ile teknik ihtiyacı birlikte inceler. Gerçekte yapılmış faydalı iş için ödenen bedelin tamamının zarar sayılması ise doğru bir hesap yöntemi değildir.

Örnek: İlişkili firmaya yıllık temizlik sözleşmesi

Varsayımsal bir sitede yönetici, ortağı olduğu şirkete yıllık temizlik işini verir. Kurul yalnızca aylık bütçeyi onaylamış; şirket ilişkisi toplantıda açıklanmamıştır. Ödemeler düzenlidir fakat sözleşmede yazan personelin yarısı fiilen çalışmaktadır. Malikler önce şirket ortaklığı kaydını, hizmet sözleşmesini ve giriş kayıtlarını toplar. Benzer sitelerin aynı dönemdeki hizmet teklifleri de karşılaştırmaya eklenir.

Bu olayda inceleme üç soruya ayrılır: Yönetici o kapsamda sözleşme yapmaya yetkili midir, eksik hizmet için ne kadar fazla ödeme yapılmıştır ve ilgili kurul kararı geçerli midir? Kararın iptali, ödeme iadesi ve yöneticinin değiştirilmesi aynı talep değildir. Firma, yöneticinin kişisel ilişkisini bilerek yarar sağlamışsa onun sorumluluğu da ayrıca tartışılabilir. Sonuç, hizmetin eksikliği ve zararın belgelendiği ölçüde belirlenir.

İtiraz, kurul kararı ve dava yolu

Malik, denetçiye yazılı başvuru yapıp belirli hizmetin incelenmesini isteyebilir. Gerekirse toplantı gündemine sözleşmenin devamı, hesapların denetlenmesi ve yönetici seçimi konuları alınır. Yönetici seçilmiş olması nedeniyle denetimden muaf değildir. Kurul kararıyla sorun çözülemiyorsa KMK m.33 ve Ek m.1 kapsamındaki sulh hukuk yolunun koşulları değerlendirilir. Bağımsız bir hizmet sağlayıcısına yöneltilecek alacak talebinde görev, sözleşmenin niteliğine göre ayrıca belirlenir.

Kurul kararına karşı iptal talebi bakımından, toplantıya katılıp aykırı oy kullanan malik için karar tarihinden itibaren bir ay; katılmayan malik için öğrenmeden itibaren bir ay ve her hâlde karardan itibaren altı ay kuralı bulunur. Yokluk veya mutlak hükümsüzlük iddiası istisnai değerlendirmedir. “Çıkar çatışması var” denilmesi bütün kararları süresiz dava edilebilir hâle getirmez. Belge istemek de tek başına bu süreleri durdurmaz.

Kat mülkiyetinden kaynaklanan davalarda 6325 sayılı Kanun m.18/B uyarınca dava şartı arabuluculuk değerlendirilir. Yönetici, KMK m.38 gereğince vekil gibi sorumlu olduğundan TBK m.506 ve 508’deki özen ve hesap verme hükümleri de önemlidir. Aidatları tamamen kesmek yerine tartışmalı harcamayı ve kişisel sorumluluğu somutlaştırmak, borç hesabıyla denetim talebinin birbirine karışmasını önler.

Her usulsüz harcama suç anlamına gelir mi?

Hayır. Yetki sınırına aykırı sözleşme veya kötü fiyat tercihi ile hizmet nedeniyle güveni kötüye kullanma farklı değerlendirmelerdir. Suç iddiasında paranın teslim amacı dışında kişinin ya da başkasının yararına kullanılması gibi unsurlar somut delille araştırılır. UYAP’ta yayımlanan Yargıtay kararında da yönetim usulündeki eksikliklerin, tek başına bu suçun oluştuğunu göstermediği vurgulanmaktadır. Belgeler görülmeden kişileri sosyal medyada suçlamak, uyuşmazlığın çözümünü güçleştirebilir.

Sık sorulan sorular

Yönetici kendi firmasından hiç hizmet alamaz mı?

Kanunda her ilişkili firma sözleşmesini otomatik geçersiz kılan genel bir yasak yoktur. Yetki, çıkarın açıklanması, karar usulü, gerçek hizmet ve bedelin makullüğü birlikte incelenir.

Yönetici bu sözleşmenin onaylanmasında oy kullanabilir mi?

Kendisini doğrudan ilgilendiren iş görüşülüyorsa KMK m.31’deki oy kullanamama hükmü uygulanır. Sözleşmenin yapısı ve yöneticinin firma ilişkisi somut olarak belirlenmelidir.

Kurul yöneticiyi ibra ettiyse bütün talepler sona erer mi?

İbranın kapsamı ve maliklere açıklanan bilgi önemlidir. Gizlenen işlem veya belgeler nedeniyle doğan talepler, genel bir ibra cümlesi üzerinden otomatik olarak ortadan kalkmış sayılmaz.

Fatura verilmediği için aidatı ödemeyebilir miyim?

Belge gösterilmemesi aidat borcunu kendiliğinden kaldırmaz. Ödeme yükümlülüğü ile denetim ve hesap verme talebi ayrı değerlendirilmelidir.

Zarar doğmadan inceleme istenebilir mi?

Evet. Hesap verme, denetçi incelemesi ve yetkili kurulun sözleşmeyi değerlendirmesi için gerçekleşmiş bir zarar şart değildir. Tazminat talebinde ise zarar ve uygun bağlantı ispatlanır.

İlgili yazılar ve hukuki değerlendirme

• Site yönetiminin hesap ve faturaları göstermemesi
• Usulsüz kat malikleri kurulu kararının iptali
• Ortak alanın üçüncü kişiye kiralanması

Gayrimenkul hukuku yazılarını inceleyebilirsiniz. Av. Emirhan Keskin’in ofisi Mersin’dedir. Dosyanın niteliği, taşınmazın bulunduğu yer ve temsil şartları değerlendirilerek Türkiye’nin farklı illerindeki uyuşmazlıklar için hukuki süreç yönetimi yapılabilir. Belgelerin incelenmesi ve gerekiyorsa vekâletname hazırlığı için iletişim sayfasından başvurabilirsiniz.

Hukuki kontrol tarihi: 30 Eylül 2026. Bu yazı genel bilgilendirme içerir; somut talep ve süre hesabı dosyadaki belgelere göre yapılır.