KVKK Başvurusuna Cevap İçin Ücret İstenebilir mi?

KVKK kapsamında veri sorumlusuna yapılan başvurunun sonuçlandırılması kural olarak ücretsizdir. Şirket, sırf dosya açıldığı veya hukuk birimi inceleme yaptığı için istediği miktarda ücret belirleyemez. İşlem ayrıca maliyet gerektiriyorsa Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğdeki tarife uygulanır. Yazılı cevapta ilk on sayfa ücretsizdir; on sayfayı aşan her sayfa için bir Türk lirası işlem ücreti alınabilir.

Hangi başvurular bu kurala girer?

Kişinin kendisi hakkında veri işlenip işlenmediğini öğrenmesi, işlenen verilerle ilgili bilgi istemesi, yanlış kayıtların düzeltilmesini veya koşulları oluşmuşsa silinmesini talep etmesi bu çerçevede değerlendirilebilir. Bir alışveriş hesabındaki iletişim verilerini veya belirli müşteri kayıtlarının kimlere aktarıldığını soran başvuru, yalnız “müşteri hizmetleri talebi” denilerek tarifeden çıkarılamaz.

Her belge isteme işlemi ise kendiliğinden KVKK başvurusu değildir. Başkasının dosyası, ticari rapor hazırlanması veya kişisel veriyle ilgisi bulunmayan bir hizmet talebi farklı kurallara tabi olabilir. Önce istenen bilginin başvuranın kendi verisine ve Kanunun tanıdığı haklara ilişkin olup olmadığı belirlenir. Başvurunun adı kadar içeriği önemlidir.

On sayfa sınırı nasıl hesaplanır?

Tebliğ, ücret alınabilecek sayfaları ilk on sayfanın üzerindeki bölümle sınırlar. On sekiz sayfalık yazılı cevapta, ayrıca maliyet koşulu da varsa, sekiz sayfa üzerinden sekiz liralık işlem ücreti gündeme gelebilir. İlk on sayfanın da ücret hesabına katılması veya sayfa başına işletmenin kendi fiyatının uygulanması tarifeyle bağdaşmaz.

Başvuruda yalnız birkaç somut bilgi istenmişken ilgisiz yüzlerce sayfanın gönderilmesi ayrıca incelenmelidir. Cevap, kişinin sorularını karşılamalı; gereksiz belge yığını ücret üretme aracına dönüşmemelidir. İstenen ücretin hangi sayfalara ve hangi teslim biçimine dayandığının yazılı açıklanması talep edilebilir. Bu açıklama, uyuşmazlığın tutardan mı yoksa talebin kapsamından mı kaynaklandığını gösterir.

CD veya taşınabilir bellek için sınır nedir?

Cevap CD, taşınabilir bellek gibi bir kayıt ortamında veriliyorsa talep edilebilecek ücret o kayıt ortamının maliyetini geçemez. Bu hüküm, bellek bedeli adı altında personel gideri, araştırma bedeli veya genel danışmanlık ücretinin eklenmesini haklı kılmaz. Daha pahalı bir ortamın neden gerekli olduğu da talebin niteliğiyle birlikte değerlendirilir.

Elektronik cevap istenmesi hâlinde sırf e-posta gönderildiği için sabit bir başvuru harcı öngörülmemiştir. Buna karşılık kişisel verinin güvenli teslimi ve başvuranın doğrulanması gerekir. KVKK başvurusunda kimlik doğrulama meselesi, cevap ücretinden ayrı değerlendirilir; ücret ödendi diye yanlış kişiye veri açıklanamaz.

Şirketin hatası varsa ücret geri verilir mi?

Başvuru veri sorumlusunun hatasından kaynaklanmışsa alınan ücret ilgili kişiye iade edilir. Örneğin kişinin adresi şirket tarafından yanlış kaydedilmiş ve düzeltme başvurusunda ücret tahsil edilmişse, hata ile başvuru arasındaki bağlantı gösterilmelidir. Her talebin kabul edilmesi tek başına şirketin hata yaptığını kanıtlamaz; hatanın ne olduğu somutlaştırılır.

İade talebine tahsilat belgesi, ilk başvuru, yanlış kaydı gösteren belge ve şirketin düzeltme cevabı eklenebilir. Ücretin hiç ödenmediği olayda ise “iade” yerine tahsilat talebinin kaldırılması veya uygun tarifeyle yeniden hesaplanması istenir. Talep sonucunun doğru kurulması, şirketin vereceği cevabın da açık olmasını sağlar.

Ücret tartışılırken başvuru nasıl izlenmeli?

Veri sorumlusu başvuruyu en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırmalıdır. Ücret yazışmasının bu süreyi veya diğer hak arama sürelerini kendiliğinden yeniden başlattığı varsayılmamalıdır. Başvurunun ulaştığı tarih, ücret bildirimleri ve ödemeler ayrı ayrı saklanmalıdır. Kurula şikâyet koşulları ve süreleri, ret ya da yetersiz cevapla birlikte değerlendirilir.

Varsayımsal örnek: Bir kullanıcı, on beş sayfalık hesap dökümü için beş yüz lira “dosya inceleme bedeli” istendiğini görsün. Önce talebinin KVKK kapsamındaki kendi verileriyle ilgili olduğunu, cevabın sayfa sayısını ve ücretin dayanağını yazılı olarak belirletir. Başka bir ücretli hizmet satın almış olması, bu başvurunun otomatik olarak aynı hizmet tarifesine bağlanmasını gerektirmez.

Resmî kaynaklar: Türk Borçlar Kanunu (6098)

Hukuki kaynaklar

• Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ — Ek 4, m.5–7.
• 6698 sayılı Kanun — Kurumun resmî İngilizce çevirisi — m.11,13–14; Türkçe metin esas alınır.