Ticari ilişkide imzalanan bakiye mutabakatı, yalnızca muhasebe dosyasını tamamlayan bir kâğıt olmayabilir. Borcun kabulünü içeriyorsa zamanaşımı hesabını etkileyebilir. Bakiye onayı ve zamanaşımı konusunda doğru değerlendirme, belgenin adı yerine içeriğine, imzalayan kişinin yetkisine ve tarihine dayanır.
“Kayıtlarımız bu tutarı gösteriyor” ifadesi ile “bu tutarda borçlu olduğumuzu kabul ediyoruz” ifadesi aynı açıklıkta değildir. İtirazlı faturaların ayrıca belirtilmesi, ödeme kayıtlarının inceleme için saklı tutulması veya belgenin yalnızca bilgi paylaşımına ilişkin olması sonucu değiştirebilir. Her mutabakat formunun aynı hukuki etkiyi doğurduğu söylenemez.
Borcun ikrarı zamanaşımını kesebilir
TBK'nın 154. maddesine göre borçlunun borcu ikrar etmesi zamanaşımının kesilme sebeplerindendir. Kısmi ifa, faiz ödemesi veya kanunda belirtilen güvence işlemleri de bu kapsamda incelenebilir. İkrarın hangi borcu kapsadığı belirli olmalıdır. Tek bir fatura hakkında kabul, bütün ticari ilişkinin sınırsız biçimde kabul edildiği anlamına gelmez.
Kesilme, daha önce işlemiş sürenin etkisinin ortadan kalkması ve yeni sürenin başlaması bakımından önem taşır. Bu durum zamanaşımının durmasıyla aynı değildir. Sürenin başlangıcı, önceki kesilme olayları ve bakiye onayının tarihi birlikte hesaplanır. “Son yazışma tarihi” her zaman kanuni kesilme tarihi değildir.
Yeni süre her durumda aynı uzunlukta değildir
TBK 156, zamanaşımının kesilmesiyle yeni sürenin işlemesini düzenler. Borcun bir senetle ikrar edilmesi veya mahkeme ya da hakem kararına bağlanması hâlinde yeni süreye ilişkin on yıllık özel kural bulunur. İmzalı mutabakatın bu anlamda bir senetle ikrar oluşturup oluşturmadığı ayrıca değerlendirilmelidir.
Her e-posta cevabını, muhasebe programındaki onay işaretini veya telefon görüşmesini doğrudan bu on yıllık kurala bağlamak doğru değildir. Belgenin niteliği, imzası, borcu kabul içeriği ve şirket adına bağlayıcılığı incelenir. Asıl alacağın özel zamanaşımı düzenlemesi ve diğer özellikleri de hesap dışında bırakılmamalıdır.
İmzalayan kişinin yetkisi neden belirleyicidir?
Mutabakatı şirket müdürü, yönetim kurulu yetkilisi, muhasebe çalışanı veya dışarıdan hizmet veren mali müşavir göndermiş olabilir. Bu kişilerin yetkileri aynı değildir. İmza sahibinin şirkete ait e-posta kullanması, bütün borçları bağlayıcı biçimde ikrar etmeye yetkili olduğunu tek başına göstermez.
Temsil kayıtları, verilen özel yetki, görev kapsamı ve şirketin sonradan benimsemesi gibi olgular incelenir. Şirket kaşesinin bulunması da temsil incelemesinin yerini tutmaz. Karşı tarafın yetki konusundaki bilgisi ve ilişkinin yürütülüş şekli somut değerlendirmede önem taşıyabilir. Bu yüzden yalnızca imza görüntüsü üzerinden kesin sonuç çıkarılmamalıdır.
Çekince ve hesap hatası nasıl ele alınır?
Mutabakatın belirli faturaları dışarıda bıraktığı veya iade işlemlerinin henüz düşülmediğini söylediği hâllerde kabulün kapsamı araştırılır. Belgenin genel toplamını okuyup altındaki çekinceyi atlamak yanlış hesap yaratır. Çekincenin onayla aynı anda mı yoksa haftalar sonra mı bildirildiği de önemlidir.
Gerçek bir hesap hatası varsa hata açıklanmalı ve belgeleri sunulmalıdır. İmzalı borç kabulünü yalnızca “muhasebeci yanlışlıkla yaptı” demekle etkisiz saymak mümkün olmayabilir. İrade bozukluğu, yetkisizlik veya belgenin gerçekliğiyle ilgili iddialar kendi koşulları ve süreleri içinde incelenir. Önceki imzayı gizlemek yerine bütün kayıtlar birlikte değerlendirilmelidir.
Süre dolduktan sonraki onay farklı değerlendirilir
İşlemekte olan zamanaşımını kesme ile daha önce dolmuş süreye ilişkin açıklamanın etkisi aynı mesele değildir. Süre dolduktan sonra verilen bakiye onayının zamanaşımı savunmasından vazgeçme veya başka bir hukuki sonuç doğurup doğurmadığı ayrıca incelenir. “Belge imzalandı, eski bütün süreler otomatik yenilendi” şeklinde genel bir kabul kurulamaz.
Zamanaşımı, borcun muhasebe ekranından silinmesiyle de aynı değildir. Borcun varlığı ve zamanaşımı savunmasının ileri sürülebilmesi ayrı konulardır. Alacaklının ihtar göndermesi ise tek başına her borçta zamanaşımını kesen bir işlem sayılmaz. Kesilme sebebinin hangi kanuni olaya dayandığı gösterilmelidir.
- Alacağın dayandığı sözleşme ve faturaları belirleyin.
- Vade, kısmi ödeme ve önceki takip tarihlerini sıralayın.
- Mutabakatın bütün sayfalarını, eklerini ve çekincelerini alın.
- İmza sahibinin işlem tarihindeki temsil yetkisini kontrol edin.
- Yeni süreyi belgenin hukuki niteliğine göre hesaplayın.
Farazi örnekte yetkili müdür, belirli üç faturanın bakiye toplamını açıkça borç olarak kabul eden formu imzalamıştır. Bu belgeyle borcun ikrarı ve yeni sürenin niteliği değerlendirilebilir. Dördüncü, itirazlı fatura form dışında bırakılmışsa aynı sonuç o faturaya otomatik taşınmaz. Bakiye onayı tek tek alacaklarla eşleştirilmelidir.
Her bakiye mutabakatı zamanaşımını keser mi?
Hayır. Borcun kabul içeriği, kapsamı ve şirket adına bağlayıcılığı incelenir. Yalnızca kayıt karşılaştırması yapılmış olabilir.
İmzalı belge varsa yeni süre mutlaka on yıl mıdır?
TBK 156'daki senetle ikrar koşulları değerlendirilmelidir. Her belge veya elektronik onay bu niteliği otomatik taşımaz.
Alacaklının tek taraflı faturası borç ikrarı mıdır?
Tek başına borçlunun kabul beyanı değildir. Fatura, teslim, kayıtlar ve borçlunun davranışları ayrı incelenir.
Muhasebe çalışanının imzası şirketi bağlar mı?
Görev ve temsil yetkisi araştırılır. Çalışan sıfatı veya kaşe kullanımı, her durumda sınırsız borç kabul yetkisi anlamına gelmez.
İlgili hukuki bilgiler
Fatura ve Cari Hesap Alacağı Nasıl İspatlanır?
Ticari Sözleşmeyle Zamanaşımı İki Yıla İndirildi: Bu Süre Geçerli mi?
Resmî kaynaklar
- 6098 Türk Borçlar Kanunu - TBMM kabul metni: Madde 154 ve 156: borcun ikrarı, zamanaşımının kesilmesi ve yeni süre
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu: İstanbul Ticaret Odası metni: Şirket temsili, ticari defterler ve cari hesap düzenlemeleri
- 6100 Hukuk Muhakemeleri Kanunu - TBMM kabul metni: İmzalı belgenin ve elektronik kayıtların ispatı
Dosyanızın değerlendirilmesi
Av. Emirhan Keskin’in ofisi Mersin’dedir. Türkiye’nin farklı şehirlerindeki uyuşmazlıklarda belgeler üzerinden uzaktan ön değerlendirme yapılabilir. Başvuru yolu, yetkili merci ve temsil kapsamı somut dosyaya göre belirlenir. Belgelerinizi tarih sırasıyla hazırlayıp iletişim sayfasından randevu ve dosya değerlendirmesi bilgisine ulaşabilirsiniz.
Resmî kaynaklar: Türk Ticaret Kanunu (6102)