Araç Kiralama Şirketlerinin Kara Listesine Nasıl İtiraz Edilir?

Araç kiralama sırasında “Sistemde kara listedesiniz” cevabı alan kişi, hakkında hangi kişisel verinin tutulduğunu ve kimlerle paylaşıldığını öğrenmek için veri sorumlusuna başvurabilir. Kaydın yanlış olması, gereğinden uzun tutulması veya hukuki dayanak olmadan başka şirketlere açılması ayrı itiraz nedenleridir. Bununla birlikte bir işletmenin kendi faaliyetindeki her risk kaydı kendiliğinden yasak değildir.

Kısaca bu yazıda

Aşağıdaki maddeler, yazıda ayrıntılı olarak ele alınan başlıca noktaları özetler. Somut durumunuzda hangi kuralın uygulanacağı, olayın ayrıntılarına ve belgelere göre değişebilir.

• Şirket içi kayıt ile ortak listeyi ayırın: Bir kiralama şirketinin geçmiş sözleşme, ödeme veya teslim bilgilerini gerekli hukuki şartlarla değerlendirmesi ile bu bilgilerin sayısı ve niteliği belirsiz diğer şirketlere açılması aynı işlem değildir.
• Hangi bilgiye itiraz edildiği belirlenmelidir: Kayıt, ödenmemiş borç, hasar iddiası, gecikmiş teslim veya belirsiz bir müşteri notu olabilir.
• Başvuru kime yapılır: Öncelikle işlem sırasında muhatap olunan kiralama şirketinin ticari kimliği belirlenir.
• Hangi belgeler saklanmalı: Kiralama sözleşmesi, ödeme dekontu, araç teslim tutanağı ve ret gerekçesini gösteren yazışmalar işe yarar.
• Kayıt silinirse şirket araç vermek zorunda mı: KVKK kapsamında yanlış veya hukuka aykırı verinin düzeltilmesi, her durumda kiralama sözleşmesi kurmaya zorlayan bir karar anlamına gelmez.
• Güncellenen kaydın yayılması da önemlidir: Borç ödendiğinde veya hasar iddiası geri çekildiğinde ilk şirketin kendi ekranını düzeltmesi, önceden aktarılmış yanlış kaydın bütün alıcılarda kendiliğinden değiştiğini göstermez.

Şirket içi kayıt ile ortak listeyi ayırın

Bir kiralama şirketinin geçmiş sözleşme, ödeme veya teslim bilgilerini gerekli hukuki şartlarla değerlendirmesi ile bu bilgilerin sayısı ve niteliği belirsiz diğer şirketlere açılması aynı işlem değildir. İlkinde belirli bir sözleşme ilişkisi ve işletme faaliyeti vardır. İkincisinde veri aktarımının kapsamı ve kişinin verilerinin dolaşımı genişler.

Kurulun 2021/1304 sayılı ilke kararı araç kiralama sektöründeki ortak kara liste uygulamalarını bu ayrım üzerinden ele alır. Meşru menfaat değerlendirmesi, şirketin tek taraflı “riskimiz var” açıklamasından ibaret değildir. İşleme gerçekten gerekli olmalı ve kişinin temel haklarıyla denge kurulmalıdır. Aktarımın ayrıca kanuni şartları taşıması gerekir.

Hangi bilgiye itiraz edildiği belirlenmelidir

Kayıt, ödenmemiş borç, hasar iddiası, gecikmiş teslim veya belirsiz bir müşteri notu olabilir. Borç sonradan ödendiği hâlde hâlen ödenmemiş gösterilmesi doğruluk ve güncellik sorunudur. Henüz sonuçlanmamış bir uyuşmazlığın kesin suç veya hile tespiti gibi yazılması da farklı bir değerlendirme gerektirir.

Örneğin teslimde mevcut olan bir çizik nedeniyle hasar kaydı açıldığını, teslim fotoğraflarının ise çiziğin önceden bulunduğunu gösterdiğini düşünelim. Fotoğraflar, teslim formu ve şirketin yanıtı kaydın dayanağını tartışmaya yarar. Sırf başka bir işletmenin araç vermemesi, listenin içeriğinin ve veri sorumlusunun kendiliğinden bilindiği anlamına gelmez.

Başvuru kime yapılır?

Öncelikle işlem sırasında muhatap olunan kiralama şirketinin ticari kimliği belirlenir. Ortak sistemi işleten yazılım şirketinin rolü de araştırılabilir. Yazılım hizmeti sunan şirket her olayda yalnız talimatla hareket eden veri işleyen değildir; amaç ve vasıtaları belirlemesi hâlinde veri sorumluluğu gündeme gelebilir. Sorumluluk sözleşmedeki etiketten çok fiilî role bağlıdır.

Başvuruda kaydın kaynağı, içeriği, işleme amacı, hukuki dayanağı ve aktarım yapılan alıcılar sorulabilir. Hatalı bilginin düzeltilmesi, şartları ortadan kalkmış verinin silinmesi ve yapılan işlemin aktarım alıcılarına bildirilmesi açıkça talep edilmelidir. “Listeden çıkarılmak istiyorum” ifadesini somut veri ve belgelerle desteklemek yanıtı daha denetlenebilir kılar.

Hangi belgeler saklanmalı?

Kiralama sözleşmesi, ödeme dekontu, araç teslim tutanağı ve ret gerekçesini gösteren yazışmalar işe yarar. Müşteri hizmetleriyle yapılan görüşmenin tarihi ve başvuru numarası kaydedilmelidir. Sistem ekranına yetkisiz erişmeye çalışmak veya başka müşterilerin kayıtlarını toplamak, kendi hakkını aramak için gerekli değildir ve yeni sorunlar doğurabilir.

Veri sorumlusunun yanıtı yetersizse Kurula şikâyet süreleri başvuru ve cevap tarihleri üzerinden değerlendirilir. Ret işleminin kendisiyle kişisel veri başvurusunun reddi aynı karar değildir. Birinin görüşülüyor olması, diğerine ilişkin sürenin kendiliğinden korunduğunu göstermez.

Kayıt silinirse şirket araç vermek zorunda mı?

KVKK kapsamında yanlış veya hukuka aykırı verinin düzeltilmesi, her durumda kiralama sözleşmesi kurmaya zorlayan bir karar anlamına gelmez. Sözleşme kurma, ayrımcılık veya tüketici işlemi bakımından ileri sürülebilecek iddialar kendi koşullarıyla incelenir. Kurulun veri işleme hakkındaki yetkisiyle özel hukuk talepleri birbirine karıştırılmamalıdır.

Hukuka aykırı paylaşım somut zarara yol açmışsa kişisel veri ihlalinden doğan tazminat ayrıca gündeme gelebilir. Zararı, yanlış kaydı ve aralarındaki bağı gösteren belgeler önemlidir. Her kara liste itirazının aynı sonucu vereceği veya idari yaptırımın kişiye ödeme sağlayacağı söylenemez.

Güncellenen kaydın yayılması da önemlidir

Borç ödendiğinde veya hasar iddiası geri çekildiğinde ilk şirketin kendi ekranını düzeltmesi, önceden aktarılmış yanlış kaydın bütün alıcılarda kendiliğinden değiştiğini göstermez. Başvuruda düzeltmenin aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilmesi de istenmelidir. Verinin kime gönderildiği bilinmiyorsa bu bilgi ayrıca talep edilebilir. Şirketin cevabında yalnız kaydın güncellendiği yazıyorsa paylaşımın devam edip etmediği açıklığa kavuşturulmalıdır. Sonradan başka işletmede aynı eski gerekçeyle ret yaşanması, yeni olayın tarihi ve yazılı açıklamasıyla ayrıca belgelenebilir.

Hukuki kaynaklar

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu — m.4,5,8,11-14.
• KVKK araç kiralama kara liste ilke kararı — 2021/1304, şirket içi işleme ile ortak kara liste ayrımı.
• KVKK araç kiralama karar özeti — 2021/1303, ortak sistemde kişisel veri işlenmesi.