Anonim Şirket Yönetim Kurulu Üyesi Toplantıya Çağrılmadıysa Ne Yapabilir?

Kısa cevap

Yönetim kurulu üyesinin toplantıdan dışlanması ciddi bir yönetim sorunudur; fakat her çağrı eksikliğinin tüm kararları kendiliğinden yok ettiği söylenemez. TTK’nın yönetim kurulu toplantı ve karar hükümleri, esas sözleşme ve şirket iç düzenlemeleri birlikte okunur. Toplantı tarihi, gündem, çağrı yöntemi, katılım ve karar nisabı somut belgelerle saptanmalıdır. Genel kurul kararlarının iptali için öngörülen dava yolu, yönetim kurulu kararına otomatik uygulanmaz. Kararın batıl olup olmadığı, temsil işleminin üçüncü kişi üzerindeki etkisi ve üyeye tanınan bilgi alma imkânı ayrı meselelerdir.

Toplantı gerçekten yapıldı mı?

Karar defterindeki imzalar, elektronik katılım kaydı, e-posta veya KEP davetleri ve takvim bildirimleri incelenir. Karar toplantı yapılmadan elden dolaştırma yöntemiyle alınmışsa TTK m. 390’ın yazılı karar koşulları ayrıca değerlendirilir. Üyenin çağrılmaması iddiası, kendisinin toplantıya katılıp muhalefet şerhi yazdığı bir olaydan farklıdır. Şirket yönetim kurulu kararına dayanarak kredi, taşınmaz veya büyük ölçekli tedarik işlemi yaptıysa kararın şirket içindeki sakatlığıyla dış işlemin etkisi dikkatle ayrılmalıdır. Yetki ve karar nisabı ilk kontrol edilecek kayıtlar arasındadır.

Üyenin talebi ve delil düzeni

Üye karar örneğini, çağrı kayıtlarını, toplantı tutanağını ve dayanak belgeleri şirketten yazılı ister. TTK m. 392 çerçevesindeki bilgi alma hakkı ve başkanın gündem/çağrı süreçleri değerlendirilir. Yönetim kurulunun bir başka üyesi usulsüzlüğü ileri sürerken kendi sorumluluğu bakımından karardan ne zaman haberdar olduğunu da kayıt altına almalıdır. Eğer şirket kararına dayanarak doğrudan bir zarar doğmuşsa yönetim sorumluluğu, tedbir ve kararın hükümsüzlüğü istemleri somut sonuca göre seçilir. Yönetim kurulu sorumluluğu ayrı koşulları gerektirir.

Örnek olay

Beş üyeli kuruldan birine toplantı daveti gönderilmeden taşınmaz için teminat verilmesi kararlaştırılır. Şirket, toplantı nisabının sağlandığını ve üyenin zaten karar sonucunu bildiğini söyler. Dışlanan üye, davet kayıtlarını, karar defterini, esas sözleşmeyi ve banka teminat işlemini inceler. Kararın hangi hukuki sakatlıkla ileri sürüleceği kadar, bankanın temsil yetkisine dayanıp dayanmadığı da ayrıca sorulur. Yalnız bir üyenin toplantıdan habersiz oluşu, teminatı üçüncü kişiye karşı otomatik geçersiz hâle getirdiği sonucunu kurmaya yetmez.

Çağrı yönteminin kaynağı

Esas sözleşme veya kurulun yerleşik uygulaması toplantı bildirimini belirli kanala bağlamış olabilir. E-postanın sadece yanlış adrese gönderilmesi ile üyenin çağrıya rağmen mazeretsiz katılmaması ayrıdır. Toplantı anında karar nisabının bulunması da çağrı aykırılığı iddiasını bütünüyle silmez. Kurul üyelerinin her biri şirket işlerini gözetme yükümlülüğü taşır; dışlanan üyenin kararın sonuçlarını öğrenince ne yaptığı önem kazanabilir. Acil karar gerekçesi varsa tarih, alternatif bilgilendirme ve bütün üyelere eşit erişim kaydı incelenir. Şirketin büyüklüğü veya aile şirketi olması kanuni kurul düzeninin yok sayılmasını sağlamaz.

Dava veya iç düzeltme

Karar henüz uygulanmamışsa şirket içinden yeniden usulüne uygun toplantı istenmesi uyuşmazlığı çözebilir. Uygulanmış bir işlemde ise üçüncü kişinin kazandığı haklar, temsil yetkisi ve şirket zararı dava stratejisini etkiler. Üye toplantıya çağrılmadığını öğrendiğinde karar defterinin suretini ve gündem eklerini talep eder; belge verilmemesi ayrıca bilgi alma hakkı sorununa dönüşebilir. Karar bir genel kurul önerisinin yapılmasına ilişkinse genel kurulun daha sonraki kararı ayrı inceleme gerektirir. İptal, butlan veya sorumluluk talebinin hangisinin uygun olduğu kanundaki ilgili hüküm ve somut zarar esas alınarak seçilir.

Dosyada ayrıca değerlendirilecek nokta

Üyenin toplantıya çağrılmaması, söz konusu karar nedeniyle olası şirket zararını bildirme ve önleme sorumluluğunu da etkileyebilir. Bu yüzden üye, kararın içeriğini öğrendikten sonra yazılı bilgi isteyip uygun muhalefetini kayda almalıdır. Bir toplantı tutanağında kendi adına sahte imza bulunduğunu ileri sürüyorsa bu ayrı bir ispat ve gerektiğinde ceza soruşturması meselesidir. Kararın iptalinin değil butlanının ileri sürülebileceği durumlarda kanuni sebep özellikle belirlenmelidir. Şirket kararın sonucunu banka veya tedarikçiye ilettiyse üçüncü kişinin neyi bildiği de tarihli evrakla belirlenir. Üye şirket içindeki hukuki itirazını sürdürürken temsilcilerin dış işlem yapıp yapmadığını takip etmelidir. Sorun yönetim organı içindeyse genel kurul gündemine bilgilendirme istemi konması da değerlendirilebilir.

Sık sorulan sorular

Genel kurul kararını iptal davası açayım mı? Yönetim kurulu kararı ile genel kurul kararı farklı organ işlemleridir; başvuru sebebi doğru seçilmelidir.
Karar defterine sonradan imza atmam istenirse? Katılmadığınız toplantının imzasını ve tutanağın gerçekliğini incelemeden imzalamayın; itirazınızı yazılı kayda geçirin.

Sonuç

Çağrı, toplantı, imza, nisap ve üçüncü kişiye yansıyan işlemi ayrı başlıklar hâlinde belgelemek gerekir.

İlgili yazılar

• Anonim Şirket Yönetim Kurulu Üyesinin TTK 553 Sorumluluğu: Şirket ve Alacaklı Davaları
• Anonim Şirket Genel Kurul Kararının İptali Davası

Hukuki kaynaklar

• Türk Ticaret Kanunu — mevzuat.gov.tr