Dernek Üyelerinin İsim Listesi İnternette Yayımlanabilir mi?

Dernek üyeliği, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Üyelik kaydının dernek faaliyetleri için tutulması, bütün üyelerin isimlerinin açık internet sitesinde yayımlanmasına aynı yetkiyi vermez. Yayımın hukuki sebebi, kişinin alenileştirme iradesi ve güncel Kanunun 6. maddesindeki şartlar ayrı incelenmelidir. İlgili üye, yayımın kapsamını ve kaldırma koşullarını sorabilir.

İsim listesi neden sıradan bir iletişim kaydı değil?

Bir kişinin adını dernek üyeleri başlığı altında yayımlamak, adı yanında üyelik ilişkisini de açıklamaktır. Derneğin siyasi, dini veya mesleki yönelimi bulunmasa bile dernek üyeliği 6698 sayılı Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli veri olarak sayılmıştır. Bu nedenle yalnız genel iletişim bilgisi işleniyormuş gibi değerlendirme yapılmaz. Listeye e-posta, telefon veya fotoğraf eklenmesi müdahalenin kapsamını ayrıca büyütür.

Üyelik bilgisinin aidat hesabında veya genel kurul katılım kontrolünde kullanılmasıyla herkesin erişebileceği internet sayfasında duyurulması farklı işlemlerdir. Dernek yönetimi, kendi faaliyetleri için hangi bilgiye ihtiyaç duyduğunu açıklayabilir. Buna karşılık açık yayımlama için ayrı hukuki sebep ve amaç değerlendirmesi gerekir. Üye sayısının yüksek olması veya derneğin kamu yararına çalışması, bütün kişisel kayıtların kamuya açılmasını kendiliğinden gerektirmez.

Güncel özel nitelikli veri kuralları

Kanunun 6. maddesi, 2024 değişikliğinden sonra birden çok işleme şartı içerir. Açık rıza, kanunda açıkça öngörülme ve hak tesisi gibi şartlar yanında belirli kâr amacı gütmeyen oluşumların faaliyetlerine ilişkin özel düzenleme de bulunmaktadır. Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlı kuruluşlarda mevcut ya da eski üyelerle ilgili işlemler, mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanıyla sınırlı ve üçüncü kişilere açıklanmama koşuluna bağlıdır.

Bu hüküm bütün derneklerin üye listelerini internete koyabileceği anlamına gelmez. Üçüncü kişilere açıklanmama koşulu özellikle önemlidir. Açık internet sayfası, dernek içi yetkilendirilmiş üyelik sistemiyle aynı değildir. Ayrıca her derneğin amaç ve faaliyetleri hükmün kapsamına otomatik girmez. Dernek tüzüğü, veri işleme amacı ve somut alıcı grubu birlikte incelenmelidir. Eski açıklamalardaki sadece rıza yaklaşımı da güncel maddeyi tam yansıtmaz.

Açık rıza ve üyelik başvurusu birbirinden ayrılmalı

Bir kişi üyelik başvurusunu imzalayarak dernekle ilişki kurar. Bu işlem, adının açık internet sitesinde veya sosyal medyada yayımlanmasına genel ve sınırsız izin değildir. Yayım açık rızaya dayanacaksa hangi verinin nerede, ne amaçla ve ne kadar süreyle duyurulacağı anlaşılır olmalıdır. Genel üyelik koşullarının içine gizlenmiş bir cümle, rızanın belirli ve bilgilendirilmiş olduğunu göstermeye yetmeyebilir.

Rıza vermeyen kişinin üyelikten yararlanması gereksiz biçimde engelleniyorsa özgür irade sorunu doğabilir. Buna karşılık kanun gereği yetkili makama verilmesi gereken üye bilgileri farklıdır. Kişi açık yayıma rıza vermese de kanuni bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmesi mümkün olabilir. Başvuru bu ayrımı korumalı; “kimseye hiçbir bilgi verilemez” gibi mutlak bir talep yerine uygunsuz açık yayıma odaklanmalıdır.

Kişi üyeliğini kendisi açıklamışsa ne olur?

Üyenin kendi sosyal medya hesabında dernek üyeliğini duyurması değerlendirmede önem taşır. Ancak alenileştirme iradesinin kapsamı ve amacı dikkate alınır. Bir etkinliğe katıldığını paylaşmak, kalıcı üye listesinde telefonuyla birlikte gösterilmeyi kabul etmek değildir. Üye tarafından yayımlanmış fotoğrafı her kurumsal tanıtımda sınırsız kullanma sonucu da çıkarılamaz. Paylaşımın bağlamı belirlenmelidir.

Dernek yönetim kurulunda bulunan kişinin kamusal temsil rolüyle sıradan üyenin mahremiyet beklentisi aynı olmayabilir. Yönetim görevinin kanuni ilan veya bildirim gerekleri ayrıca incelenir. Bu ayrım, bütün üyelerin aynı kategoride açık yayımlanmasının doğru olduğunu göstermez. Şeffaflık hedefi için toplam üye sayısı veya anonim faaliyet verisi kullanılabiliyorsa isim açıklama ihtiyacı ayrıca sorgulanır.

Hangi kayıtlar toplanmalı?

Açık sayfanın URL adresi, ekran görüntüsü, erişim tarihi ve kişinin hangi başlık altında yer aldığı saklanır. Liste herkesçe görülüyor mu, şifreli üyelik alanında mı bulunuyor, arama motorlarında mı listeleniyor soruları önemlidir. Görüntüler alınırken diğer üyelerin bilgileri yeniden kamuya yayımlanmaz. Başvuruda gerekli örnekler seçilerek gereksiz kişisel veri aktarımından kaçınılır.

• Üyelik başvuru formu ve varsa yayıma ilişkin rıza metni.
• Dernek aydınlatma metni ve yayımlanan sayfa örneği.
• Üyelikten ayrılma veya rızayı geri alma bildirimi.
• Derneğin kaldırma talebine cevabı ve teslim tarihi.
• Yayım nedeniyle ortaya çıkan somut sonuçların belgeleri.

Üyeliğin devam etmesi ve üyelikten ayrılma farklı durumlar yaratabilir. Ayrılan kişinin kayıtlarının kanuni yükümlülük veya hakların korunması için saklanması gerekebilir. Bu saklama, adının aktif üyeler listesinde tutulmasını gerektirmez. Verinin yalnız arşivde bulunmasıyla internette erişilebilir kalması ayrılmalıdır. Silme talebi, derneğin bütün geçmiş kayıtlarını incelemesiz yok etmesini isteyen belirsiz bir ifadeyle kurulmaz.

Veri başvurusu nasıl yapılır?

Derneğe başvuruda listenin yayımlanma amacı, dayandığı Kanun hükmü, alıcılar ve erişim süresi sorulabilir. Açık yayımın durdurulması, yanlış üyelik durumunun düzeltilmesi ve şartları varsa verinin silinmesi istenebilir. Yönetimin hangi işlem için veri sorumlusu olduğu belirlenir. Sadece sosyal medya hesabını yöneten gönüllünün adıyla sınırlı değerlendirme yapmak kurumun rolünü gözden kaçırabilir.

Önce veri sorumlusuna başvurulur. Ret veya yetersiz cevap öğreniminden otuz gün ve başvuru tarihinden altmış günlük üst sınır içinde Kurula şikâyet değerlendirilebilir. Otuz gün cevap verilmemesi de şikâyet imkânı doğurur. Dernek organına yapılan iç itiraz, KVKK başvurusunun içeriğini ve teslimini göstermelidir. Yalnız toplantıda sözlü açıklama yapılmışsa süre ve talebin ispatı zorlaşabilir.

Varsayımsal örnek ve yanlış kabuller

Bir dernek bütün üyelerini telefon numaralarıyla internet sitesinde duyuruyor. Bir üye, yalnız gönüllü faaliyetlere katılmak için üye olduğunu ve açık listeye izin vermediğini belirtiyor. Yönetim “şeffaflık” gerekçesine dayanıyor. İncelemede şeffaflık amacıyla bütün telefonların açıklanmasının gerekli olup olmadığı, rıza metninin içeriği ve başka işleme şartı bulunup bulunmadığı değerlendirilir.

Liste kaldırıldıktan sonra başka sayfalarda kopyalar kalmış olabilir. Derneğin kendi yayın alanından kaldırma ile arama motoru sonuçlarına ilişkin işlemler farklıdır. Geçmiş yayım nedeniyle tazminat iddiası varsa zarar ve kişilik hakkı müdahalesi ayrıca incelenir. En önemli yanlış, dernek üyeliğinin zaten toplumsal faaliyet olduğu için hiçbir mahremiyet taşımadığını varsaymaktır. Kanun bu veriyi açıkça özel nitelikli kabul eder.

Sık sorulan sorular

Dosyanın değerlendirilmesi

Üyelik formu, rıza metni ve isim listesinin yayımlandığı sayfa kaydı, açık yayım ile dernek içi kayıt işlemlerinin ayrı değerlendirilmesine yardımcı olur. Mersin merkezdeki ofisimizden Türkiye genelindeki dosyaların hukuki değerlendirmesi ve sürecin yönetilmesi için iletişim sayfamız üzerinden başvurabilirsiniz. Sonuç yetkili makamın incelemesine ve dosyaya bağlıdır.

Bağlantılı konular: KVKK şikâyet süreleri; Kişisel veri ihlalinde tazminat; Veri düzeltmenin diğer şirketlere bildirilmesi.

Resmî kaynaklar: Türk Borçlar Kanunu (6098)

Hukuki dayanak ve resmî kaynaklar

• 6698 m6 güncel özel nitelikli veri işleme şartları; dernek üyeliği ve biyometri.
• Özgür ve belirli konuya ilişkin bilgilendirilmiş açık rıza.
• 6698 m13-14: önce veri sorumlusu başvurusu, 30/60 günlük şikâyet süreleri.