Ticari Görüşmeden Sonra Gönderilen Teyit Mektubu Yanlışsa Sekiz Gün İçinde Ne Yapılmalı?

Telefon görüşmesiyle fiyat, miktar veya teslim tarihi üzerinde anlaşan işletmeler, görüşmenin ardından bir özet yazısı gönderebilir. Bu yazı gerçek anlaşmadan farklıysa, “henüz sözleşmeyi imzalamadık” düşüncesiyle sessiz kalmak risklidir. Türk Ticaret Kanunu’nun 21/3. maddesi, sözleşme veya açıklamaları doğrulayan teyit mektubuna sekiz gün içinde itiraz edilmemesine belirli bir hukuki sonuç bağlar.

Önemli olan belgenin üzerine teyit mektubu yazılması değildir. Öncesinde hangi görüşmenin gerçekleştiği, bir anlaşma kurulup kurulmadığı, yazının neyi doğruladığı ve alıcıya ne zaman ulaştığı incelenir. İlk defa gönderilen bir satış teklifi ile kurulmuş anlaşmayı özetleyen yazı aynı belge değildir. Satıcının kendi istediği bütün şartları tek taraflı olarak yazması, her durumda sözleşme meydana geldiği anlamına gelmez.

Sekiz günlük süre neyi etkiler?

Kanun, telefonla, sözlü olarak veya iletişim ve bilişim araçlarıyla kurulan sözleşmelerin ve yapılan açıklamaların içeriğini doğrulayan yazıyı düzenler. Yazıyı alan kişi, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde itiraz etmezse, bu teyidin önceki sözleşmeye veya açıklamaya uygun olduğunu kabul etmiş sayılır. Dolayısıyla bildirim, görüşmenin içeriğine ilişkin ispat bakımından önemli olabilir.

Bu düzenleme, hiç yapılmamış görüşmelerin varlığını veya kanunen gerekli geçerlilik şeklinin kendiliğinden tamamlandığını göstermez. Önceki ilişkinin niteliği ve yazının teyit sınırında kalıp kalmadığı değerlendirilir. Şirketin alışveriş yaptığı kişi bir çalışan ise o kişinin temsil yetkisi de ayrı meseledir. İtirazın gecikmesi, yetkisiz kişinin şirket adına her işlemi yapabileceği sonucunu doğurmaz.

E-posta veya mesaj teyit mektubu olabilir mi?

Teyit metni kâğıtla sınırlı düşünülmemelidir. Ticari e-posta, mesajlaşma yazışması veya görüşme özeti, içeriğine ve ispat durumuna göre incelemeye konu olur. Bununla birlikte ekran görüntüsünde yalnız gönderici ve bir cümlenin görünmesi, bildirimin bütününü veya alındığı zamanı açıklamakta yetersiz kalabilir. Orijinal iletinin, eklerinin ve zaman bilgilerinin korunması gerekir.

Şirket içinde kullanılan satış yazılımının otomatik ürettiği özetlerde de aynı dikkat gereklidir. Alıcı kimdir, hangi adrese gönderilmiştir, şirket adına bu iletişimi yürütmüş kişi kimdir ve gönderimin ulaştığı nasıl gösterilmektedir? Bunlar dosyanın temel sorularıdır. Yazının personelin kişisel kutusuna gelmesi ile şirketin kararlaştırdığı iletişim kanalına gelmesi her olayda aynı biçimde değerlendirilmez.

İtiraz hangi ayrıntıları içermelidir?

“Kabul etmiyoruz” açıklaması, belirli uyuşmazlıklarda itiraz iradesini gösterebilir; ancak ticari ilişkinin devamında neyin tartışmalı olduğu belirsiz kalır. Daha sağlam bir bildirimde görüşmenin tarihi, teyit yazısının tarihi, yanlış aktarılan şart ve gerçekte üzerinde anlaşılmış olduğu ileri sürülen içerik ayrı ayrı belirtilir. İtiraz edilmeyen kısımların sonradan nasıl yorumlanabileceği de göz önünde tutulmalıdır.

• Siparişin miktarı ve ürün kodu bakımından hangi satırın yanlış olduğunu gösterin.
• Peşin veya vadeli ödeme anlaşmasını önceki teklif ve yazışmayla karşılaştırın.
• Teslim tarihi, teslim yeri ve nakliye gideri değişikliklerini ayrı belirtin.
• Görüşmede bulunmayan ceza, münhasırlık veya yetki şartlarını açıkça işaretleyin.
• İtirazın gönderilmesini ve karşı tarafa ulaşmasını gösteren kayıtları saklayın.

Teyide itiraz ile karşı tarafı temerrüde düşürme, sözleşmeden dönme veya fesih bildirimi farklı hukuki açıklamalardır. Aynı yazıda bunlardan birkaçı yapılacaksa Türk Ticaret Kanunu’nun 18/3. maddesindeki bildirim yöntemleri ayrıca dikkate alınmalıdır. Noter veya güvenli elektronik imzalı KEP gibi ispatı güçlü bir yöntem seçmek, yalnız telefonla karşı çıkıldığı iddiasına dayanmaktan daha sağlıklı bir dosya kurabilir.

Örnek: Telefonda anlaşılmış teslim tarihi değiştirildi

Bir imalatçı ile tedarikçinin, telefonda belirli makine parçalarının ayın onunda teslimi üzerinde anlaştığını düşünelim. Tedarikçi aynı gün gönderdiği yazıda teslimi ay sonu olarak belirtmiş, ayrıca gecikme sorumluluğunu kaldıran bir cümle eklemiş olsun. Alıcı, üretim planını görüşmedeki ilk tarihe göre yaptığını gösterebilir; ancak gelen yazıya cevap vermemesi uyuşmazlıkta önemli bir tartışma yaratır.

Bu örnekte itirazın yalnız “ürün kodu yanlıştır” şeklinde yapılması teslim tarihi yönünden açıklık sağlamaz. Görüşme sonrasında başka bir yazışmada ay sonunun kabul edilmesi de dosyayı değiştirir. İnceleme, tek bir mesaj yerine zaman sırasındaki bütün iletişim üzerinden yapılır. Telefon kaydı elde etme adına hukuka aykırı yöntemlere başvurulmamalıdır; mevcut iş kayıtlarının korunması önceliklidir.

Süre geçtiyse bütün savunmalar sona erer mi?

Sekiz gün içinde cevap verilmemiş olması önemlidir; buna rağmen hangi belgenin gerçekten teyit niteliği taşıdığı, önceki ilişkinin varlığı ve yeni şartların kapsamı tartışılabilir. Süreyi kaçıran kişinin “artık hiçbir şey yapılamaz” veya “bu yazı hiç önemli değil” şeklinde iki uç varsayımla hareket etmesi doğru değildir. Sonraki teslim, ödeme ve iade davranışları da dosyanın değerlendirilmesine katılır.

Önce bildirimin alındığı tarihi belirleyin. İleti tarihi ile alıcıya ulaşma tarihi farklı olabilir; göndericinin kendi kayıtları tek başına bütün tartışmayı çözmez. Şirketin bilgi işlem kayıtları silinmeden korunmalı, personelin işten ayrılması nedeniyle hesap kapatılacaksa ilgili kurumsal yazışmalar hukuka uygun biçimde muhafaza edilmelidir. Ticari belgenin değiştirilmiş bir kopyasını sunmak yerine aslı ve bütün sürümleri korunmalıdır.

İcra veya dava başlamışsa nasıl ilerlenir?

Karşı taraf teyit mektubunu alacak veya sözleşme ihlali iddiasına dayanak gösterirse, savunma önce gerçek anlaşmanın kurulmasına odaklanır. Teyit yazısı, teklif, sipariş, teslim ve ödeme birbiriyle karşılaştırılır. İcra ödeme emrine itiraz süreleri, teyit mektubundaki sekiz günlük süreyle aynı değildir; takip türüne göre ayrıca hesaplanır. Önceki yazıya itiraz edilmiş olması yeni tebligatın cevapsız bırakılmasını haklı kılmaz.

Konusu para alacağı veya tazminat olan ticari davalarda dava şartı arabuluculuk ve kanuni kapsam ayrıca incelenir. Ticari uyuşmazlığın çözümünde amaç yalnız bir mesajın yorumunu tartışmak değildir; hangi malın, hangi bedelle ve hangi zamanda teslim edilmesi gerektiğini belgeli biçimde ortaya koymaktır. Bu nedenle ilk değerlendirmeye yalnız ihtarname değil, görüşme öncesinden başlayarak işlem dosyasının tamamı götürülmelidir.

İlgili yazılar ve resmî kaynaklar

E-faturada itiraz ve KEP bildirimi konusundaki açıklamalar, dosyanın bağlantılı yönleri için ayrıca incelenebilir. Fatura ve cari hesap alacağının ispatı konusundaki açıklamalar, dosyanın bağlantılı yönleri için ayrıca incelenebilir.

• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu: m.18, 21/3.
• 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu: m.199 ve belge niteliği.
• Adalet Bakanlığı arabuluculuk bilgileri: ticari davalarda dava şartı kapsamı.

Mersin’de bulunan Keskin Hukuk Bürosu ile iletişim kurarak sözleşme, bildirim ve kayıtlarınız üzerinden hukuki değerlendirme talep edebilirsiniz. Türkiye’nin başka bir şehrindeki uyuşmazlıkta da belgeler uzaktan incelenebilir; görevli ve yetkili merci, süreler ve takip kapsamı dosyanın özelliklerine göre belirlenir.

Bu yazı genel hukuki bilgilendirmedir. Sonuç, tarafların sıfatı, sözleşme, deliller ve somut olaya uygulanacak hükümler birlikte incelenerek değerlendirilir.

Resmî kaynaklar: Türk Ticaret Kanunu (6102)