Şirket Defterleri Yangında veya Siber Saldırıda Kaybolursa Ne Yapılır?

Kısa cevap

Tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgeler yangın, su baskını, deprem benzeri afet veya hırsızlıkla zayi olursa TTK m. 82/7 uyarınca yetkili mahkemeden zayi belgesi istenebilir. Güncel hükümde süre, zıyaın öğrenilmesinden itibaren otuz gündür; eski metinlerde on beş gün görülmesi yanıltıcı olabilir. Siber saldırıda ise sırf “dosyaya erişemiyorum” denmesi kendiliğinden kanundaki olay ve zıya şartını ispatlamaz. Veri gerçekten geri getirilemiyor mu, yedekler mevcut mu ve tacir saklamada gerekli özeni göstermiş mi araştırılır. Zayi belgesi, kaybolan kayıtların içeriğini doğrulayan bir alacak belgesi veya vergi yükümlülüğünden genel muafiyet değildir.

Hangi deliller hazırlanır?

Yangında itfaiye raporu, olay yeri fotoğrafları, sigorta hasar dosyası ve defterlerin tutulduğu bölümün tespiti; hırsızlıkta kolluk tutanağı ve giriş çıkış kayıtları önem taşır. E-defter veya elektronik arşiv için sistem günlükleri, servis sağlayıcı bildirimi, yedekleme politikası, kurtarma raporu ve erişimin hangi tarihte kaybolduğu belgelenir. Şirketin hangi yılın hangi defterini kaybettiği tek tek listelenir. Tüm kayıtların zayi olduğunu ileri sürüp aynı verilerin muhasebe, banka ve bulut kopyalarını hiç araştırmamak özen incelemesinde sorun yaratır. Olayın öğrenme tarihi de başvuru süresini hesaplamak için delillendirilir.

Mahkemeden ne istenir?

Ticari işletmenin bulunduğu yerdeki görevli mahkemeye hasımsız zayi belgesi istemiyle başvurulur. Dilekçede defter türü, dönem, noter veya elektronik oluşturma bilgisi, saklama yöntemi ve zıya olayının kronolojisi gösterilir. Mahkeme, kanuni saklama süresindeki belgeyi, olağanüstü olayı ve tacirin özenini inceler; gerekli gördüğünde kurumlardan evrak ister. Sadece eski ortağın defteri vermemesi veya taşıma sırasında dosyanın bulunamaması, olayın niteliğine göre zayi sebebiyle aynı sonucu doğurmayabilir. Başvuru yapılması ticari davadaki defter ibrazı ve delil gücü meselesini otomatik çözmez.

Örnek olay

Bir şirketin kâğıt karar defteri depodaki yangında yanar, yevmiye ve büyük defterin e-defter dosyaları ise başka sunucuda korunur. Şirket iki grubu “bütün defterler yok oldu” diye tek kalemde sunmak yerine zayi olan karar defterinin tasdik ve yangın yerini belirler; kurtarılabilen e-defterleri korur. Ayrı bir fidye yazılımı saldırısında bulut yedeği de erişilemez hâle gelirse olayın teknik raporunu alır ve gerçekten kayıp olan veri aralığını belirler. Zaman damgalı yedekler varsa mahkemeye açıklanması gerekir.

Dijital dosya ile e-defteri ayırın

Muhasebe programına giriş yapılamaması ile kanuni e-defter beratlarının ve arşivinin zayi olması aynı olay değildir. Önce Gelir İdaresi ve saklama hizmeti üzerinden hangi dosyaların yeniden temin edilebildiği araştırılır. Sunucu saldırısının başlangıç günü, verilerin şifrelendiği an, yedek geri yükleme denemeleri ve kurtarma raporu birbirini doğrulamalıdır. Fiziki yangında bazı klasörlerin yanıp bazılarının başka odada sağlam kalması gibi dijital olayda da kayıp kapsamı sınırlı olabilir. Şirket yalnız kendi bilgisayarındaki klasörün silindiğini bildirirken aynı verinin muhasebecide bulunması, zıya iddiasının çerçevesini değiştirir. Zayi belgesi talebi bu ayrımları açıkça anlatmalıdır.

Sürenin ve belgenin etkisi

Otuz günlük süre olayın gerçekleşmesinden değil, zıyaın öğrenilmesinden başlar; fakat olay bilindiği hâlde öğrenme tarihinin daha ileri gösterilmesi belgelerle çelişebilir. Yönetim kurulu, muhasebe ve bilgi işlem birimleri arasında ilk haberleşmenin tarihleri saklanmalıdır. Belge verilirse belirli defterlerin hukuken zayi olduğuna dair tespit sağlanır; yok olan satışın veya alacağın içeriği ayrıca ispatlanır. Vergi incelemesinde istenen kayıtları yeniden temin etme çabası sürdürülmelidir. Belgenin reddi hâlinde karar gerekçesi, özen eksikliği mi, olayın kanuni sebep sayılmaması mı, yoksa süre aşımı mı açıkça okunur.

Dosyada ayrıca değerlendirilecek nokta

Siber saldırı sonrasında tüm sistemi kapatmak gerekmişse olay müdahale raporu, alınan imajlar ve saklanan loglar delilin bütünlüğünü destekler. Tacir teknik servisle yazışmaları sonradan silmemeli; kurtarma denemelerinin başarısızlığını da belgelemelidir. Sadece denetim yaklaşınca yıllar önce kaybolduğu söylenen bir defter için öğrenme tarihi daha sıkı tartışılır. Mahkemeye başvuruda zayi olan defterlerin dönem ve türleri açıkça yazılarak geniş, belirsiz bir tespit istenmemelidir.

Sık sorulan sorular

Eski internette on beş gün yazıyor; hangisi uygulanır? TTK m. 82/7’nin güncel otuz günlük metni ve olay tarihi kontrol edilir. Kanuni süreyi son güne bırakmamak gerekir.
Zayi belgesi almadan alacağımı ispatlayamaz mıyım? Banka, fatura, teslim ve karşı taraf kayıtları ayrıca delil olabilir. Fatura ve cari hesap ispatı farklı sorudur.

Sonuç

Olayı öğrendiğiniz tarihi kaydedin; kaybolan ve kurtarılabilen kayıtları ayırın; zıya sebebini ve saklama özenini belgeleyin.

İlgili yazılar

• 2026 Elektronik Ticari Defter Sistemi: Pay Defteri, Genel Kurul Defteri, ETDS ve Delil Gücü
• Fatura ve Cari Hesap Alacağı Nasıl İspatlanır?

Hukuki kaynaklar

• Türk Ticaret Kanunu — mevzuat.gov.tr
• TTK m. 82/7 otuz günlük süre değişikliği — TBMM