Aslı Sunulan Belge İçin Noter Onayı İstenir mi?

Kamu hizmeti başvurusunda istenen belgenin aslı getirildiğinde, genel usul fotokopinin aslına uygunluğunun görevli tarafından kontrol edilerek isim ve unvan yazılmak suretiyle tasdik edilmesidir. Bu nedenle her fotokopi için otomatik olarak noter onayı gerektiği söylenemez. Ancak belgenin veya işlemin özel mevzuatında ayrıca noterlik işlemi, onaylı tercüme ya da başka bir şekil aranıyorsa bu koşul ayrıca değerlendirilir.

Kurum görevlisinin yaptığı onay

Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 8. maddesi, belgenin aslı ile fotokopisinin karşılaştırılmasını düzenler. Görevli, kopyanın gösterilen asla uygunluğunu denetler ve tasdik eder. Bu işlem, belgenin içeriğindeki bütün iddiaların doğruluğunun kurumca kabul edilmesi anlamına gelmez. Fotokopinin aslıyla aynı olması ile belgenin başvurunun şartlarını karşılaması ayrı sorulardır.

Örneğin bir eğitim belgesinin bütün sayfalarının okunaklı kopyası hazırlanmalı; varsa arka yüzündeki açıklamalar da korunmalıdır. Yalnız belgenin bir bölümünün fotokopisi, aslın tamamını yansıtmayabilir. Kimlik, belge tarihi veya numarası okunmuyorsa karşılaştırma zorlaşır. Aslı sunarken kopyanın hangi başvuru dosyasında kullanılacağı da belirtilmelidir.

Noter onayıyla karıştırılmaması gereken işlemler

Belge aslını göstererek fotokopiyi tasdik ettirmek, kanunun noter önünde düzenlenmesini istediği bir hukuki işlemi yerine getirmez. Örneğin bir işlem için özel biçimde vekâletname aranıyorsa, imzasız bir yetki yazısının fotokopisini onaylatmak bu eksikliği gidermez. Burada onaylanan şey kopyanın asla uygunluğudur; aslın sahip olmadığı hukuki niteliği sonradan oluşturmaz.

Yabancı dildeki belgeler bakımından tercüme, belgenin geldiği ülkeye göre doğrulama ve özel kabul koşulları ayrıca gündeme gelebilir. Kopya tasdiki kuralına dayanılarak bütün yabancı belgelerin hiçbir inceleme yapılmadan kabul edilmesi istenemez. Kurumdan hangi işlem için hangi onayın gerektiğinin açıklanması talep edilmelidir. Böylece aynı belgenin kopya, çeviri ve uluslararası doğrulama ihtiyaçları birbirine karıştırılmaz.

Asıl belge kurumda bırakılmak zorunda mı?

Görevlinin kopyayı kontrol etmek için aslı görmesi ile aslın dosyada tutulmasının zorunlu olması farklıdır. Aslın teslimi ayrıca isteniyorsa dayanağı ve teslimin amacı öğrenilmelidir. Belge teslim edilecekse adı, tarihi, numarası ve mümkünse sayfa sayısını içeren alındı kaydı alınması yararlıdır. Eldeki tek asıl belgenin hangi birimde kaldığı belirsiz bırakılmamalıdır.

Başvuru sahibinin onaylı kopyayı her yerde süresiz kullanabileceği de varsayılmamalıdır. Yeni başvurunun istediği belge türü, güncellik koşulu ve onay yetkisi yeniden değerlendirilir. Belgenin içeriği değişmişse eski tasdik, yeni durumu kanıtlamaz. Ayrıca elektronik doğrulama kodlu bir belgenin kontrol yöntemi, kağıt belgenin fiziksel karşılaştırmasından farklı olabilir.

Gereksiz onay talebine nasıl açıklık getirilir?

Kurumun hizmet standartları tablosundaki belge listesi kontrol edilmelidir. Listede noter onayı açıkça yazsa bile bunun ilgili mevzuat dayanağı sorulabilir. Görevliye belgenin aslının sunulduğu belirtilerek yönetmelikteki kopya tasdiki usulünün uygulanması istenir. Talebin kabul edilmemesi durumunda yalnız sözlü cevaba bağlı kalmadan gerekçenin kayda geçirilmesi sağlanmalıdır.

Başvuruya verilen yanıt yetersizse hizmet standartlarında gösterilen şikâyet mercilerine başvurulabilir. Ancak CİMER başvurusu beklenirken dava süresi konusundaki ayrım unutulmamalıdır: Her açıklama veya şikâyet talebi, mevcut bir işleme karşı başvuru süresini kendiliğinden durdurmaz. Süre, işlemin niteliği ve ilgili özel kurala göre ayrıca takip edilir.

Varsayımsal örnek

Bir kişi, hizmet başvurusuna eğitim belgesinin aslını ve fotokopisini getirir. Özel bir onay hükmü gösterilmeden kendisine “bütün kopyalar noterli olacak” denir. Kişi, aslının görülerek fotokopisinin görevli tarafından tasdik edilmesini yazılı olarak ister. Bu başvuru, eğitim belgesinin esastan kabul edilmesini değil, kopyanın onaylanma yönteminin açıklığa kavuşturulmasını hedefler.

Cevap alınamazsa başvuru ve teslim kayıtları korunur. idarenin dilekçeye cevap vermemesi durumunda uygulanacak usul, asıl belge tartışmasından ayrıdır. Dosyada hangi belgenin hangi tarihte sunulduğunun anlaşılması, hem gecikmenin hem de sonradan ileri sürülen eksiklik iddiasının değerlendirilmesini kolaylaştırır.

Belgenin bütün sayfalarını ve varsa eklerini aynı teslim kaydında göstermek, yalnız bir sayfanın onaylandığı yönündeki tereddüdü de azaltır. İşlem tamamlanınca asıl belgenin geri alındığı kontrol edilmelidir.

Hukuki kaynaklar

• Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslar Yönetmeliği — Kaymakamlık nüshası — m.6, m.8/1-d ve m.12.