Anonim Şirket Genel Kuruluna Yakınımı Temsilci Gönderebilir miyim?

Genel kurula temsilci göndermek isteyen anonim şirket pay sahibi, şirkette payı bulunmayan bir yakınını da seçebilir. Temsilcinin ortak olmasını şart koşan esas sözleşme hükmü geçersizdir. Bununla birlikte akrabalık, eş olma veya şirket işlerini fiilen takip etme sıfatı tek başına temsil yetkisi vermez. Katılım için kişinin usulüne uygun yetkilendirilmesi ve toplantıya ilişkin temsil belgelerinin hazırlanması gerekir.

Yakınınızın şirkette payı bulunması şart mı?

Türk Ticaret Kanunu'nun 425. maddesi temsilci seçimini yalnız diğer ortaklarla sınırlandırmaz. Örneğin şirketin yüzde on payına sahip kişi, yetişkin kardeşini toplantıya göndermek istediğinde yönetim “kardeşiniz ortak değil” gerekçesiyle kanuni temsil imkânını ortadan kaldıramaz. Temsilcinin pay sahipliği sıfatı yerine yetkisinin kimden geldiği ve hangi payları kapsadığı incelenir.

Bu hak, toplantıya herkesin serbestçe alınacağı anlamına gelmez. Pay sahibinin kimliği, payı ve temsilcinin kimliği birbirine bağlanmalıdır. Şirket adına çağrıya cevap veren muhasebecinin, vekâlet olmadan bütün ortakları temsil ettiği varsayılamaz. Tüzel kişi pay sahibinde ise yetkiyi veren imzanın o tüzel kişiyi bağlayıp bağlamadığı ayrıca kontrol edilir.

Basit imzalı bir kâğıt yeterli olur mu?

TTK 426, senede bağlanmamış paylar, nama yazılı pay senetleri ve ilmühaberler bakımından pay defterindeki kişi veya onun yazılı yetkilendirdiği kişinin hak kullanmasını düzenler. Ancak kanundaki yazılılık ifadesi, genel kurul yönetmeliğinin temsil belgesine ilişkin özel şartları göz ardı edilerek uygulanmamalıdır. Fiziki vekâletle temsil bakımından yönetmeliğin 18. maddesindeki noter onayı kuralı dikkate alınır.

Ticaret Bakanlığının 2020 değişikliğini açıklayan duyurusu, yeni vekâletlerde imza sirküleri eklenerek noter onayının yerine geçilmesi uygulamasının kaldırıldığını belirtir. Bu nedenle güncel toplantı için yalnız imzalı belgeyi ve imza sirkülerini gönderip işlemin tamamlandığı düşünülmemelidir. Eski tarihli belgelerin geçiş durumu, halka açık şirketlerin özel kuralları ve elektronik temsil usulleri ayrıca değerlendirilir.

Belgedeki hangi bilgiler önem taşır?

Şirketin unvanı, toplantı tarihi, temsilcinin adı ve soyadı, pay sahibinin adı veya unvanı, pay adedi ve imza gibi bilgiler temsilin hangi toplantıya ait olduğunu göstermelidir. Özellikle aynı grubun birden fazla şirketi varsa şirket adının karışması somut yetki tartışması yaratabilir. Bir önceki yılın toplantısı için hazırlanmış belgenin sonraki toplantıyı da kapsadığı kendiliğinden kabul edilmez.

Toplantı çağrısı ile vekâletname birlikte okunmalıdır. Temsil belgesinin aslı, kimlik belgesi ve paya ilişkin kayıtlar hazırlanırken temsilcinin hangi gündem maddelerinde nasıl hareket edeceği de yazılı olarak açıklanabilir. Elektronik katılım seçilecekse fiziki belge düzenlemesinden farklı bildirim ve sistem adımları vardır; elektronik genel kurula katılım rehberi bu teknik katılım sorununu ayrıca ele alır.

Temsilci talimatımın tersine oy verirse ne olur?

Geçerli temsil yetkisiyle toplantıya katılan kişi, temsil edilenin talimatına uymakla yükümlüdür. Ancak TTK 427'ye göre talimata aykırılık kullanılan oyu kendiliğinden geçersiz kılmaz. Pay sahibinin temsilciye karşı hakları saklı kalır. Hiç yetki verilmemesi ile verilen yetki içinde istenmeyen yönde oy kullanılması bu nedenle farklı incelenir.

Varsayımsal olarak pay sahibi, sermaye artırımı maddesinde olumsuz oy verilmesini yazılı bildirmiş; temsilci buna rağmen olumlu oy kullanmış olsun. Önce talimatın içeriği ve temsilciye ulaşması belgelenir. Ardından varsa zarar ile talimata aykırılık arasındaki bağ değerlendirilir. Sadece sonradan “ben kabul etmiyordum” denilmesi, toplantıdaki oyun silinmesini sağlamaz.

Toplantıya alınmama nasıl kayda geçirilir?

Temsil yetkisine itiraz varsa sunulan belgenin örneği, ret gerekçesi ve toplantı başkanlığına yapılan başvuru saklanmalıdır. Yetkisiz katılıma ilişkin itirazların tutanağa geçirilmesi TTK 433 kapsamında önem taşır. Toplantı kararı çıktıktan sonra izlenecek yol, temsil tartışmasının karar üzerindeki etkisine ve dava hakkı koşullarına bağlıdır; genel kurul kararına karşı iptal yolu bu sonraki aşamayı açıklar.

Pay sahibi toplantıdan önce belgelerin tamlığını denetleyebilir, fakat şirketten alınan sözlü “sorun olmaz” cevabı gerekli şekli tamamlamaz. Temsilci seçimi, vekâletin usulü ve oy talimatı üç ayrı kontrol noktası olarak ele alındığında, toplantı günü ortaya çıkan önlenebilir yetki uyuşmazlıkları azalır.

Resmî kaynaklar: Türk Ticaret Kanunu (6102)

Hukuki kaynaklar

• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu — Ticaret Bakanlığı — m.425–427 ve 433: temsilci seçimi, yetki, talimat ve itiraz
• Ticaret Bakanlığı — Genel kurul vekâletnamesi duyurusu — Genel Kurul Yönetmeliği m.18/7 ve m.21; 2020 değişikliği açıklaması