Bilgi Edinme Başvurusunda Kısmi Ret: Gizli Bölüm Ayrılıp Diğer Belgeler Verilir mi?

Bilgi edinme başvurusunda kısmi ret, belgenin bir bölümünde korunan bilgi bulunduğu için geri kalan açıklanabilir bölümün de mutlaka saklanacağı anlamına gelmez. 4982 sayılı Kanun’un 9. maddesine göre gizli veya açıklanması yasak kısım ile açıklanabilir kısım ayrılabiliyorsa korunan bilgiler çıkarılarak belge başvurana sunulur; ayırma gerekçesi yazılı bildirilir. Bununla birlikte her belgeyi parçalamak mümkün olmayabilir ve özel erişim kuralları ayrıca uygulanabilir. Başvuru, mevcut belgeyi ve görülmek istenen bölümü somut olarak tanımlamalıdır.

Bilgi edinme başvurusunda kısmi ret hangi ayrımı gerektirir?

Bir belge aynı anda açıklanabilir kurumsal bilgi ve korunan kişisel bilgi içerebilir. Örneğin karar tarihi, işlem ölçütü veya kişiye ait başvuru sonucu ile üçüncü kişinin özel bilgileri aynı sayfada bulunabilir. Kanun’un 9. maddesi, bölümler ayrılabiliyorsa açıklanabilir içeriğin verilmesini düzenler. Belgenin üzerinde gizli bir satır bulunmasıyla bütün dosyanın niteliğinin aynı olduğu varsayılmamalıdır. Kurumun hangi bölümün hangi nedenle açıklanamadığını gösterebilmesi önemlidir.

Bu kural, her talep edilen belgenin mutlaka bütünüyle verileceği anlamına gelmez. Gizli bölümün çıkarılması belgenin kalan içeriğini de korunan bilgiyi dolaylı biçimde açıklayan hâle getiriyorsa veya belge ayrıştırılamıyorsa özel durum değerlendirilir. Başvuru sahibi, istisnanın uygulanmasını sorgularken gerçek koruma sebebini de dikkate almalıdır. Belgeye erişim hakkı, başka kişilerin bütün özel verilerini öğrenme hakkıyla aynı değildir.

Bilgi edinme usulü, mahkeme dosyası inceleme, disiplin savunması veya kişisel veri başvurusunun bütün özel kurallarının yerine geçmez. Hangi erişim rejiminin uygulanacağı ilk aşamada belirlenir. Kurumun elindeki bilgi kamuya açık olabilir, özel bir usulle erişilebilir veya 4982 kapsamındaki istisnaya girebilir. Tek bir genel dilekçeyle bütün yasal erişim sınırları ortadan kaldırılamaz.

Talep mevcut belgeye mi, yeni araştırmaya mı yöneliyor?

4982’nin 7. maddesi, başvurunun kurumun elinde bulunan veya görevi gereği bulunması gereken bilgi veya belgeye ilişkin olmasını öngörür. Kurum, ayrı veya özel çalışma, araştırma, inceleme ya da analiz sonucunda oluşturulabilecek bilgi için olumsuz cevap verebilir. Bu nedenle mevcut komisyon tutanağının açıklanabilir kısmı ile kurumun yeni bir hukuki değerlendirme raporu hazırlaması talebi farklıdır. Başvuru belgenin tarih, numara veya işlem bağlantısıyla tanımlanmalıdır.

Belgenin adı bilinmiyorsa hangi işleme ait olduğu ve aranan bilgi açıklanabilir. Kişi kendisinin başvuru numarasını, işlem tarihini ve ilgili birimi belirtir. Kurumun başka yerde bulunan belgeye ilişkin yönlendirme yükümlülüğü de 7. maddede düzenlenir. Buna karşılık başvuru sahibinin hiçbir işlem veya dönem belirtmeden bütün kurum arşivini taratması, erişim talebini belirsizleştirebilir. Gereken bilgi dar ve anlaşılır biçimde istenir.

Tavsiye veya mütalaa istemek Kanun’un 27. maddesinde kapsam dışında düzenlenmiştir. “Şu karar hukuka uygun mudur?” sorusu ile o kararın mevcut gerekçe belgesini istemek aynı değildir. Kişi bilgi edinme yoluyla avukatlık görüşü hazırlanmasını beklememelidir. Uyuşmazlık hakkında hukuki inceleme yapılacaksa eldeki belge ayrıca değerlendirilir.

Kurumdan kısmi erişim nasıl istenebilir?

Başvuru metninde, korunan üçüncü kişi bilgileri varsa bunların çıkarılıp açıklanabilir bölümün sunulması açıkça istenebilir. Bu talep, bütün gizlilik gerekçelerinin kabul edildiği veya ret hakkından vazgeçildiği anlamına gelmez. Kurumun ayırma gerekçesini ve hangi bölümün erişim dışında bırakıldığını yazılı açıklaması istenir. Böylece başvuru sahibi yalnız “verilmedi” sonucuyla değil somut kapsamla karşılaşır.

Ayırma, bazen ad, adres veya iletişim bilgisinin kapatılması şeklinde olabilir; bazen belirli ekin hiç verilmemesi gerekebilir. Hangi işlemin yeterli olduğu belgenin içeriğine bağlıdır. Korunan kişiyi kalan bilgilerden kolayca tespit etmek mümkünse yalnız adını kapatmak yeterli olmayabilir. Ancak üçüncü kişinin özel bilgisiyle ilgisiz işlem ölçütünün de gerekçesiz kapatılması ayrıca sorgulanabilir. Ayırma işleminin mantığı açıklanmalıdır.

Kısmi ret cevabında hangi bilgiler kontrol edilir?

Kanun’un 12. maddesi reddin gerekçesi ve başvuru yollarının belirtilmesini düzenler. Cevapta hangi belge veya bölümün verilmediği, hangi kanuni istisnanın uygulandığı ve başvurunun hangi yolla incelenebileceği aranır. Bütün talep için tek satır “kişisel veri” veya “gizlidir” yazılması, somut içerik ve kanuni sebebin anlaşılması bakımından sorun doğurabilir. Başvuru sahibinin bu eksikliği açıkça belirtmesi yararlıdır.

Verilen elektronik dosyada sayfalar okunamıyor, ekler açılmıyor veya karartma işlemi açıklanabilir kısmı da bütünüyle kapatıyorsa erişimin teknik olarak gerçekleşip gerçekleşmediği ayrıca sorgulanır. Başvuru sahibi bozuk dosyanın adını, tarihini ve sorunu gösteren kaydı saklayabilir; aynı belgenin okunabilir örneğini isteyebilir. Ancak teknik düzeltme yazışmasının her durumda itiraz süresini yeniden başlattığı varsayılmamalıdır. İlk ret veya kısmi ret cevabının tebliği ayrı izlenir. Kişi bozuk dosyanın içeriğini tahmin ederek orada mutlaka lehine bilgi bulunduğunu söylememeli; erişilemeyen bölüm ve teknik sorunla sınırlı açıklama yapmalıdır.

Kurum bazı sayfaları verip diğerlerine hiç cevap vermemişse verilen belgelerin listesi yapılabilir. Hangi ekin, kayıt türünün veya dönemin dışarıda kaldığı işaretlenir. Cevabı genel ret diye sunmak yerine karşılanan ve karşılanmayan talepler ayrılır. Böylece itiraz yalnız gerçekten erişim dışı kalan bölüm hakkında kurulur ve aynı belgenin yeniden istenmesiyle gereksiz belirsizlik yaratılmaz.

Kurum belge bulunmadığını söylüyorsa bu açıklama gizlilik nedeniyle retle aynı değildir. Kayıt kurumun görevi gereği bulunmalı mı, yanlış birimden mi istenmiş ve başvurunun gönderilmesi gerekir mi soruları araştırılır. Başvuru sahibi var olduğunu hiç bilmediği belgeyi kesin mevcutmuş gibi ileri sürmemelidir. Kayıt numarası veya başka belgede yapılan atıf, varlık sorusunu somutlaştırabilir.

Soruşturma, özel hayat ve güvenlik bilgileri nasıl ayrılır?

4982’nin 19. maddesi idari soruşturmalara ilişkin belirli koruma sebeplerini; 20. maddesi adli soruşturma ve kovuşturmayla ilgili istisnaları düzenler. Özel hayat veya devlet sırrı gibi başka istisnalar da belgenin niteliğine göre gündeme gelebilir. Her devam eden soruşturmanın tüm evrakının her zaman açıklanacağı söylenemez. Aynı şekilde yalnız soruşturma adı taşımasıyla her açık kurumsal bilginin otomatik saklanacağı varsayılmamalıdır.

Korunan içerik çıkarıldıktan sonra kalan bölümün istisnanın amacını etkisiz bırakıp bırakmadığı incelenir. Gizli kaynağın kimliğini açığa çıkaran ayrıntılar veya kişinin güvenliğini tehlikeye sokan bilgi özel değerlendirme gerektirir. Başvuru sahibi yalnız kendi işleminin tarihi veya hukuken açıklanabilir sonucu gibi bir bölüm istiyorsa bunun özel bilgiyle ilişkisi açıklanabilir. Belgenin tamamına yönelik talep ile belirli sonuç bilgisinin talebi aynı erişim sorunu olmayabilir.

Kişiye ait kendi sağlık veya disiplin bilgisi de başka kişinin özel verisiyle aynı şekilde değerlendirilmez; yine de ilgili özel mevzuat ve erişim yöntemi kontrol edilir. Bilgi edinme başvurusu yapılmış olması, alınan bütün verilerin sonradan internette yayımlanmasını hukuka uygun hâle getirmez. Erişim ve verinin sonraki kullanımı ayrı hukuki konulardır.

On beş iş günü ile otuz iş günü ne zaman uygulanır?

Kanun’un 11. maddesinde bilgi veya belgeye erişimin on beş iş günü içinde sağlanması genel kuraldır. Bilginin başka bir birimden sağlanması, başka kurum görüşünün gerekmesi veya birden fazla kurumu ilgilendirmesi gibi maddede sayılan koşullarda erişim otuz iş günü içinde sağlanır. Uzatma ve gerekçesi, ilk on beş iş günlük sürenin bitiminden önce yazılı bildirilmelidir. Her başvurunun kendiliğinden otuz iş gününe tabi olduğu söylenemez.

Bu iş günü süreleri, Kurula itiraz için öngörülen on beş günlük süreyle karıştırılmamalıdır. Başvuru, uzatma bildirimi, cevap ve cevabın tebliğ tarihi ayrı kaydedilir. Elektronik başvuruda kayıt numarası ve kurum cevabının tam içeriği korunur. İşlemle ilgili başka bir dava süresi varsa yalnız bilgi beklenmesi onu her durumda durdurmaz. Bilgi edinme takvimiyle esas idari işlemin dava takvimi ayrı izlenmelidir.

Belge kopyası, yerinde inceleme ve erişim maliyeti

10. madde kural olarak onaylı belge kopyasını düzenler. Belgenin niteliği nedeniyle kopya mümkün değilse veya aslı zarar görecekse yazılı belgenin incelenmesi ve not alınması, sesin dinlenmesi ya da görüntünün izlenmesi gibi yöntemler öngörülür. Kurumun önerdiği yöntem, belgenin niteliği ve kanuni koşulla değerlendirilir. Her başvuruda yalnız tek bir sayfanın ekranda gösterilmesiyle yeterli erişim sağlandığı varsayılmamalıdır.

Erişim için gerekli maliyet tutarı kanundaki koşullarla talep edilebilir. 11. maddede maliyetin bildirilmesiyle on beş iş günlük sürenin kesilmesi ve başvuranın on beş iş günü içinde ödeme yapmaması hâlinde talepten vazgeçmiş sayılması düzenlenir. Bu bildirim, sebepsiz tüm belge reddiyle aynı değildir. Başvuru sahibi maliyet açıklamasını ve ödeme koşulunu dikkatle izlemelidir; her talebi tamamen ücretsiz sonuçlanacakmış gibi planlamamalıdır.

Belgenin bir bölümü gizli olduğu için kapatılmışsa erişim yöntemi ile ayırma gerekçesi birlikte açıklanmalıdır. Başvuru sahibi verilen örneğin hangi ekleri kapsadığını veya neden bazı sayfaların eksik olduğunu sorabilir. Aynı tarihli belgenin farklı sürümleri varsa kopyanın kaynağı ve tamlığı önemlidir. Sadece dosya boyutuna veya sayfa sayısına bakılarak yeterli erişim sağlandığı sonucuna ulaşılmaz.

Bilgi Edinme Değerlendirme Kuruluna itiraz

Kanun’un 13. maddesine göre bilgi edinme istemi reddedilen kişi, yargı yoluna başvurmadan önce kararın tebliğinden itibaren on beş gün içinde Bilgi Edinme Değerlendirme Kuruluna itiraz edebilir. Kurulun karar süresi otuz iş günüdür. Metindeki gün ve iş günü ayrımı korunmalıdır. Kısmi ret için başvuruda hangi bölümün reddedildiği ve 9. madde uyarınca nasıl ayrılabileceği açıklanabilir.

İtiraz dosyasına ilk başvuru, teslim veya kayıt belgesi, kurum cevabı ve cevabın tebliği eklenir. İstenen belgenin mevcut olduğuna veya açıklanabilir bölüm bulunduğuna ilişkin dayanaklar sunulur. Sadece aynı metni yeniden göndermek yerine ret gerekçesine cevap verilmesi yararlı olur. Kurulun her itirazı kabul edeceği veya bütün gizli bilgileri açacağı garantisi yoktur; istisna ve erişim koşulları somut değerlendirilir.

Kurula itiraz idari yargıya başvurma süresini durdurur; kanun bunu açıkça düzenler. Bununla birlikte durma ile her durumda baştan tam yeni süre başlaması aynı değildir. İtirazın zamanı, kalan dava süresi, Kurul cevabı veya cevap verilmemesi hâlinin usul sonucu somut hesaplanmalıdır. Belirsiz biçimde süresiz beklemek yerine ilgili belgelerin tarihi izlenir.

Bilgi edinme davası esas idari işlemin davasını bekletir mi?

Bilgi verilmemesine ilişkin uyuşmazlık ile öğrenilmek istenen belgeye dayanan başka idari işlemin iptali aynı dava konusu değildir. Kişi ceza, atama veya ruhsat işlemi hakkında bilgi istiyor olabilir; bu işlemin kendi dava süresi ayrıca devam edebilir. Bilgi edinme dilekçesi, bütün esas işlemlerin dava süresini otomatik durduran işlem değildir. Kurula itirazın 13. maddede düzenlenen süre etkisi kendi konusu bakımından incelenir.

İdari yargı yolu düşünülüyorsa ret işlemi, tebliğ ve uygulanacak genel veya özel süreler değerlendirilir. Mahkemenin dosyada belge isteme yetkisi de İYUK’un 20. maddesi kapsamında ayrıca önemlidir. Kurumdan belge alınamadı diye hiçbir hukuki yol bulunmadığı varsayılmamalıdır. Buna karşılık belge beklenmesi gerekçesiyle esas işlemin süresinin kaçırılması da önlenmelidir. Doğru başvuru sırası, işlemler ve tarihler birlikte okunarak belirlenir.

Kurum zaten yayımlanmış bilgiye bağlantı verirse

Kanun’un 8. maddesi yayımlanmış veya kamuya açıklanmış bilgilerin ayrıca bilgi edinme başvurusuna konu olmamasını düzenler; kurum ne şekilde, ne zaman ve nerede yayımlandığını bildirir. Verilen bağlantının gerçekten istenen belgeyi içerip içermediği kontrol edilir. Genel ana sayfaya yönlendirme ile istenen belgenin bulunabileceği somut yayın bilgisi aynı değildir. Başvuru sahibi eksikliği belge adı ve bağlantı içeriğiyle açıklayabilir.

Yayımlanmış genel yönetmelik ile kişinin kendi işlemine ait tutanak farklı olabilir. Kurum genel kuralı göstermiş ama istenen mevcut işlem belgesine cevap vermemişse başvuru iki parçaya ayrılır. Hangi bilgi zaten açık, hangisi hâlen isteniyor belirtilir. Bu ayrım, kısmi ret konusunda gerçekten eksik kalan bilgi üzerinde inceleme yapılmasını sağlar.

Varsayımsal kısmi erişim dosyası nasıl hazırlanır?

Bir kişi kendisiyle ilgili komisyon kararının mevcut tutanağını istemiş olsun. Tutanakta başvuru ölçütü, kişinin sonucu ve başka başvuranların özel bilgileri birlikte bulunabilir. Kurum yalnız “kişisel veri” diyerek bütün tutanağı reddetmişse kişi kendi işlemine ilişkin açıklanabilir bölümün korunan bilgilerden ayrılıp ayrılmayacağını sorabilir. Bu örnek gerçek bir başvuru veya kesin erişim kararı değildir; hukuki kontrolün belgenin bölümleri üzerinde kurulmasını açıklar.

Dosya ilk talep, cevap, verilen sayfalar, eksik kalan bölümler ve itiraz gerekçesi olarak sıralanır. İstenen bilginin özel analizle yeniden oluşturulması gerekip gerekmediği ayrıca kontrol edilir. Her eksikliğe ayrı cevap verildiğinde kısmi erişim, bütün gizli verileri isteme tartışmasına dönüşmeden değerlendirilebilir. Başvuru sahibi belgenin sonradan kullanımında da kişisel veri, gizlilik ve Kanun’un 29. maddesindeki ticari amaçla çoğaltma ve kullanım yasağını gözetmelidir.

Sık sorulan sorular

Belgede gizli bilgi varsa tamamı reddedilebilir mi?

Ayrılabilir açıklanabilir bölüm varsa 4982 m.9 kapsamında korunan bilgi çıkarılarak erişim değerlendirilir. Ayırma gerekçesi yazılı bildirilir; her belgenin mutlaka ayrılabileceği garanti edilmez.

Kurumdan yeni bir hukuki analiz raporu istenebilir mi?

Bilgi edinme mevcut veya görev gereği bulunması gereken belgeye yönelir. Özel çalışma gerektiren analiz ve tavsiye-mütalaa talepleri için kanundaki kapsam sınırları dikkate alınır.

Cevap süresi on beş gün mü, on beş iş günü mü?

Genel erişim süresi on beş iş günüdür. Kanunda sayılan ve zamanında gerekçesi bildirilen durumlarda otuz iş günü uygulanır. Kurula itiraz için ise on beş gün düzenlenmiştir.

Kurula itiraz dava süresini etkiler mi?

4982 m.13 Kurula itirazın idari yargıya başvurma süresini durduracağını belirtir. Bu etki, her başka idari işlem için otomatik durma veya baştan tam süre olarak genellenmemelidir.

Bilgi edinme başvurusu esas ceza veya atama davasının süresini durdurur mu?

Her durumda durdurmaz. Bilgi erişim uyuşmazlığı ile esas işlemin dava takvimi ayrıdır. İlgili başvurunun niteliği ve özel süre etkileri somut olarak değerlendirilmelidir.

Resmî kaynaklar ve ilgili hükümler

4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu — güncel Adalet mevzuatı: m.7–13, 19, 20, 27 ve 29.

2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu: m.7 ve 20.

İlgili yazılar ve dosyanın değerlendirilmesi

CİMER başvurusu ve esas dava süresi; Üst makama başvurunun süreye etkisi; İdarenin dilekçeye cevap vermemesi.

Kısmi ret dosyasında ilk talep ve cevapla birlikte gerçekten verilen belge bölümleri de değerlendirilmelidir. İdare hukuku arşivi, esas işlem ile bilgi erişiminin farklı sürelerini anlamaya yardımcı olabilir. Mersin’deki Av. Emirhan Keskin ofisine iletişim sayfasındaki bilgilerle başvurulabilir. Türkiye genelindeki bilgi erişim uyuşmazlığında görevli kurum, yargı yetkisi, başvuru kapsamı ve gerekiyorsa vekâletname ile temsil koşulları birlikte ele alınır.